A Swedish Match Brasil, responsável pela produção e comercialização da tradicional marca de fósforos Fiat Lux e os isqueiros Cricket no país, alcançou importantes melhorias nos seus processos de controle de frete ao aderir à solução de Gestão de Frete Embarcador, o TOTVS GFE. Além disso, a companhia fez o upgrade do seu ERP para o TOTVS V12, última e definitiva versão do software, que conta com recursos inovadores, baseados em uma plataforma amigável e de fácil acesso para os usuários.
Com uma operação envolvendo três fábricas no Brasil, sendo duas no Paraná e uma em Manaus, a Swedish precisava de mecanismos mais assertivos e direcionados ao controle de fretes e transportadoras, responsáveis pela distribuição dos seus produtos em todo o país. Após pesquisa no mercado, a decisão pela solução de Gestão de Frete Embarcador (GFE) ocorreu devido a importantes diferenciais, como a garantia da integração com o seu ERP, que passaria, também, pelo upgrade para a versão TOTVS V12, além da acuracidade na contabilização da empresa e a flexibilidade necessária para se adequar a diferentes regras das transportadoras utilizadas. Todo o projeto de implementação durou menos de um mês.
Trabalhando simultaneamente com 22 transportadoras, o GFE viabilizou a flexibilidade necessária para adaptar as tabelas de acordo com as regras específicas de cada uma, garantindo um melhor controle dos pagamentos. A adoção da solução também otimizou a organização das informações, que são direcionadas automaticamente ao Contas a Pagar e facilmente identificadas posteriormente. Além disso, proporcionou mecanismos rápidos para a provisão de tabelas e ao processo de aprovação das faturas enviadas às transportadoras.
A emissão de, aproximadamente, 1,3 mil notas fiscais por mês pela companhia também é uma rotina complexa, especialmente quando 80% desse número passa pelo redespacho. Este processo envolve a saída dos produtos até uma parte do trecho, em um centro de distribuição, de onde são remetidos para o trajeto final. Essa ação é bastante delicada, pois a organização dessas etapas precisa ser ainda mais minuciosa. Com o GFE, a Swedish garantiu o controle automático na contabilização por item e por família comercial de produtos, evitando inconsistências de dados ou informações duplicadas, que, posteriormente, consolidarão as suas entregas fiscais à Sefaz (Secretaria da Fazenda).
Os benefícios do uso da solução ainda se estendem à parte administrativa da Swedish, que passou a realizar o seu fechamento mensal utilizando um dia a menos de trabalho de três pessoas. “Em um momento de crise econômica, a avaliação sobre todos os nossos investimentos ficou ainda mais rigorosa. Precisamos garantir a nossa evolução para obter mais produtividade e reduzir custos. O TOTVS GFE nos permitiu alcançar esses objetivos através do provisionamento assertivo e rapidez na consolidação das informações da companhia que são repassadas ao nosso escritório central, na Suécia”, afirma Sidney Simas, IT Manager da Swedish Match Brasil.
O upgrade para o ERP TOTVS V12 também mudou a experiência dos usuários na companhia. De forma mais produtiva e colaborativa, o acesso a todos os sistemas passou a ser centralizado em uma plataforma de tecnologia fluida e por meio de um único login, facilitando o dia a dia de trabalho de todos.
A Swedish é cliente da TOTVS desde 1995 e utiliza todo o escopo de atendimento do software de gestão e dos módulos especialistas no seu nicho de atuação, do Back Office, ao financeiro, fiscal, contábil, chão de fábrica, estoque, planejamento, entre outros. “Evoluímos a nossa estrutura de segmentação para integrarmos toda a indústria de Supply Chain, por meio de um atendimento de ponta a ponta, especializado e contínuo. Nosso objetivo é apoiar nossos clientes na condução dos seus negócios, visando o crescimento e manutenção da sua operação de forma sustentável”, finaliza Carlos Valle, diretor de Manufatura da TOTVS.
