O Grupo Boticário, referência internacional no varejo de cosméticos, contratou a Astrein – empresa especializada em soluções e software para central de cadastro, gestão de manutenção e facilities e inspeção de obras – para criar um cadastro de materiais e serviços centralizado a fim de organizar as compras internas da empresa e, assim, desenvolver indicadores confiáveis para a tomada de decisão.

A empresa já contava com cadastro centralizado e padronizado para as compras diretas, mas tinha a necessidade de criar um novo procedimento para atender a demanda dos clientes internos.

Veridiano Cerqueira de Andrade, gerente de compras de indiretos do Grupo Boticário, conta que nos últimos anos o volume das compras de indiretos cresceu de forma relevante. Havendo necessidade de um processo de governança dos cadastros mais robusto para atender tal demanda que muitas vezes concorria com os cadastros de insumos diretos e acabavam ficando em segundo plano. “Não havia nenhum processo definido para os cadastros de compra de indiretos, não era estruturado, não havia padrão e os colaboradores costumavam usar códigos genéricos para requisitar as necessidades de compras, o que dificultava a análise sobre riscos e oportunidades”, explica.

Com a aprovação da alta direção da companhia foi desenvolvido um amplo projeto para criar um cadastro estruturado que envolvesse todas as áreas da empresa. O projeto teve início em março de 2013 com o planejamento e estruturação de um novo modelo de governança. Nos meses seguintes foi realizada a escolha da solução que seria utilizada e a definição dos procedimentos para a transição das operações. E, em novembro, o cadastro para compras indiretas foi oficialmente lançado.

Após buscarem diferentes modelos e produtos no mercado, foi realizada análise detalhada de custo-benefício de todas as alternativas, até que escolheram pela solução de centralização de cadastros da Astrein. “Não havia nada no mercado capaz de atender o nosso segmento. Foi preciso criar uma inteligência junto com a Astrein para atender a complexidade do negócio e dar um passo além do que existe no mercado”, comenta Andrade.

Para iniciar a criação do cadastro, o Grupo Boticário adquiriu 5 mil itens em bases de dados prontas para uso. Como o segmento em que a empresa atua é muito específico, a Astrein teve que criar uma base customizada para atender a demanda, que além de áreas tradicionais como manutenção e equipamentos, incluiu no cadastro todas as contratações de serviços referentes as áreas como marketing, benefícios e tecnologia da informação. “80% do volume financeiro de compras são serviços e nem sempre são compras recorrentes, o que dificulta a criação do cadastro e das análises”, explica Andrade.

Todo o processo foi conduzido de forma leve e gradual, sempre com foco na gestão para resultados. “O mais importante era engajar todas as áreas e trazer o cliente interno para o time, envolvê-lo no projeto e fazê-lo entender que o processo traria ganhos no final. Nunca encaramos este como um projeto de compras, e sim, como projeto de gestão corporativa”, diz Andrade

Com a criação do cadastro toda a gestão passou a ser centralizada na área de compras. Atualmente a empresa conta com mais de 15 mil itens cadastrados e padronizados com correta categorização e classificação fiscal. “O cadastro básico é o passo principal para atingir sucesso na gestão. Categorizando cada tipo de serviço conseguimos desenvolver um Spend Analysis muito mais consistente, traçar estratégias, criar roadmaps de atuação e alcançar mais eficiência no negócio”, diz Andrade.