É indispensável que o uso da tecnologia em qualquer área dá suporte para muitas decisões. Quando falamos do setor privado é de praxe observar os avanços tecnológicos existentes para benfeitorias nos serviços prestados. Mas, como funciona esse mesmo processo em órgãos públicos? A tecnologia, no contexto dos movimentos de reforma da administração pública, é um assunto sempre relevante que está em constante aperfeiçoamento ano a ano e de acordo com as mudanças governamentais. Sistemas de tecnologia da informação, banco de dados e automação são frequentemente utilizados nos órgãos brasileiros, principalmente para deixar a burocracia mais acessível e organizada.

Pensando nos órgãos públicos que enfrentam demandas complexas diariamente, a Clever Global, empresa de serviços tecnológicos, especializada no gerenciamento de fornecedores e terceiros, conta com a plataforma SerCAE, que auxilia na gestão documental, minimizando os riscos associados à subcontratação de serviços. Ainda mais que, mesmo que os serviços públicos contem com mão de obra de funcionários do governo, muitas áreas internas acabam sendo terceirizadas e precisam de otimização e controle.

Otávio Pepe, diretor Brasil da Clever Global, explica que as normas regulamentadoras no setor público podem ser melhor resolvidas quando se tem uma tecnologia de ponta para ajudar no processo. “Quem pensa que a Clever Global só atua no setor privado, está muito enganado. Trabalhamos com prefeituras e com o governo federal. Além de diversas concessionárias de rodovias, e distribuição de energia e água. Seja para controle de pagamento de impostos de fornecedores, ISS, INSS, FGTS e certidões negativa de débitos, por exemplo, tudo isso pode ser auxiliado com uma tecnologia SaaS como o SerCAE”, explica.

Veja abaixo as vantagens de usar tecnologia de SaaS no setor público:

• Auxílio no controle automatizado dos vencimentos dos documentos
Como o controle dos vencimentos podem ser automatizados, cada fornecedor vai receber um e-mail, por meio de um alerta antes do vencimento de cada documento. As ferramentas de gestão de documentos, além de guardar o histórico e rastrear as suas atualizações e acessos, controlam a documentação mínima restritiva de acesso à um determinado projeto, ou a documentação mínima para pagamento das medições dos contratos do governo.

• Auxílio na criação de grupos de documentos
Os documentos são solicitados de acordo com as funções e atividades de cada trabalhador, máquina, veiculo ou empresa. Podemos criar grupos de documentos por tipo de empresa e de contrato criando eficiência nos processos.

• Redução de tempo e auxílio a burocracia
A tecnologia SaaS reduz o tempo e burocracia governamental, dando um controle de acesso aos locais de trabalho permitindo a restrição ao acesso à locais restritos e, de acordo com os documentos restritivos de acesso. Assim, há diminuição de riscos trabalhistas e melhorias à saúde e a segurança no ambiente de trabalho.

• Controle e segurança total
O controle da documentação fiscal do setor público ajuda e mitigar os riscos associados à terceirização de serviços, auxiliando no controle dos pagamentos dos impostos e garantindo o atendimento aos contratos e editais de licitação governamentais.

• Organização disruptiva e real
A tecnologia disruptiva garante que relatórios completos sejam armazenados em nuvem para que qualquer responsável tenha acesso personalizado e de acordo com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) de forma segura e prática. Assim o setor público terá as informações úteis organizadas para gerenciar qualquer procedimento interno ou externo.