A Coopercarga (Fone: 49 3301.7000) – empresa que oferece um amplo leque de serviços em armazenagem, distribuição em centros urbanos e transporte rodoviário de cargas – optou pela solução Benner Logística e Supply Chain (Fone: 11 2109.8500), com ênfase na gestão de transportes (TMS) e no controle de seus armazéns (WMS). Ambos estão sob a base do ERP Benner, responsável pela integração de áreas estratégicas, como, por exemplo, o RH.

O objetivo da mudança, segundo Denny Mews, gerente de TI da Coopercarga, foi contar com um sistema atualizado tecnologicamente que permitisse à cooperativa crescer como empresa, não se preocupando com questões legais e continuidade do produto, e focar em seu core business. E, também, que a empresa selecionada tivesse uma vertical especializada em logística.

Ainda de acordo com Mews, a Coopercarga decidiu substituir o antigo sistema, que consistia em uma solução de ERP de mercado adaptada, visando atender as suas demandas através de uma base operacional com maior expertise no segmento de transporte, com foco no atendimento dos processos específicos de sua atividade. “Antes do sistema Benner, tínhamos um sistema ERP que era de mercado e toda a parte de logística era desenvolvida internamente. Com esse formato, as atualizações ficavam cada dia mais complicadas, tanto que não conseguimos trocar de versão, pois a complexidade era muito grande. Como tínhamos toda a parte de logística desenvolvida internamente, a atualização do ERP era muito complexa, pois sempre precisávamos refazer parte dos sistemas próprios. Paramos, então, de atualizar o ERP, o que nos gerou inclusive problemas fiscais. Isso acabou virando uma bola de neve, ficando insustentável a continuidade desse formato.” Além do mais, “o crescimento da cooperativa nos últimos anos fez com que a solução usada não suportasse mais a quantidade de informações e documentos gerados, e cuja tendência era de um aumento constante”.

O gerente de TI destaca que foi este cenário desafiador que motivou a escolha do fornecedor Benner, que dispõe de uma solução nativa preparada para qualquer nível de complexidade, capaz de estabelecer um patamar elevado de gestão ao conferir mais poder de escalabilidade e automação para a operação. “O fato de a Benner possuir uma vertical em logística foi determinante para a escolhermos como fornecedora. A expertise nesse negócio nos trouxe segurança onde falamos a mesma língua”, explica Mews.

Ele também ressalta que o novo projeto permitiu um salto tecnológico e de qualidade ao integrar os sistemas e processos de negócio da cooperativa, permitindo ampliar a performance de análise e tomada de decisão por meio de informações valiosas, além de reduzir drasticamente o retrabalho e as intervenções manuais.

Projeto

O projeto de adoção da solução Benner Logística & Supply Chain na Coopercarga foi desenvolvido em dois anos e dividido em etapas. Em um primeiro passo, a Coopercarga passou a contar com a ferramenta Benner RH, estabelecendo uma estrutura de recursos humanos com base em processos eficientes. Com isso, informações e indicadores estratégicos passaram a ser disponibilizados com rapidez, auxiliando o processo decisório e apoiando o desenvolvimento de equipes de alto desempenho. Em seguida, iniciou-se a implementação do WMS Benner, solução responsável por gerir os três armazéns da Coopercarga e integrar o gerenciamento físico e fiscal. A última etapa contemplou uma parte essencial do projeto: a migração das informações do sistema de gestão corporativa, que viabilizou a centralização de todas as informações.

A partir daí, a Coopercarga passou a utilizar 100% o ERP Benner, consolidando os processos com foco na maximização do desempenho das áreas administrativa, comercial e financeira, entre outras; e a controlar todo o processo operacional relacionado às frotas, através da solução TMS Benner, que administra procedimentos como coletas, transferências, entregas e viagens, além de gerir as mercadorias transportadas e o faturamento dos serviços realizados.

Benefícios

O elevado poder de integração da nova estrutura de TI adotada pela Coopercarga trouxe benefícios diretos à camada gerencial da empresa. Entre eles, a possibilidade de contar com informações confiáveis e de qualidade, já que o sistema rejeita qualquer referência inadequada e não alinhada à política de autorizações. “Hoje é possível criar com facilidade relatórios inteligentes, realizar consultas em tempo real, obter visões e extrair dados diretamente. É um grande leque de possibilidades que se abre, aprimorando a gestão e permitindo melhor acompanhamento do negócio”, afirma Diego Fiametti, gerente da unidade de Canoas da Coopercarga.

Outro aspecto importante foi o ganho de produtividade em diversos processos. Na área fiscal, por exemplo, houve uma simplificação da emissão de obrigações como o CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico, documento fiscal referente ao transporte de carga. “Antes da solução Benner levávamos em média de 15 a 20 minutos para emitir um simples CT-e. Hoje, isso é feito em menos de 8 minutos”, ressalta Fiametti.

Aos cooperados, o projeto também trouxe benefícios através da disponibilização de um Portal com informações tratadas pelos sistemas Benner e atualizadas em tempo real.

Carlos Maffei, diretor comercial e de relacionamento da fornecedora, lembra que agora a cooperativa “conta com uma plataforma de sistema única, integrada e com tecnologia atual, com redução de retrabalho e de custos, maior velocidade operacional e informações mais consistentes, facilitando a tomada de decisão”.

Problemas e soluções

Mas, apesar dos excelentes resultados, a implementação do novo sistema não aconteceu sem que problemas fossem enfrentados.

“Como somos uma cooperativa, poucas empresas no mercado entendem esse sistema e não têm seus sistemas preparados. Também foi preciso fazer bastante customização e tivemos grande dificuldade em traduzir a nossa necessidade para o sistema”, conta o gerente de TI da Coopercarga.

Porém, ele lembra que estes problemas foram solucionados com muita paciência – “e quando os consultores realmente mergulharam de cabeça no nosso negócio, entendendo as particularidades e visualizando esse novo modo de trabalho que até então era desconhecido”.

De fato, Maffei, da Benner, lembra que a complexidade da operação da Coopercarga é um grande desafio quando se trata de implantação de sistemas. Os volumes, o número de usuários e de veículos tornam a operação complexa e crítica. “Implantar um sistema que mudou os processos sem que a empresa parasse de operar foi um grande desafio que, embora difícil, foi superado por persistência e parceria. Assim, a Benner substituiu o antigo sistema, que consistia em uma solução de ERP de mercado adaptada, sem conhecimento específico das necessidades de empresas da área de transportes, e entregou um sistema integrado com grande foco em logística.”

Maffei complementa dizendo que a Coopercarga já utiliza 100% do ERP Benner. “Todas as informações da Coopercarga encontram-se centralizadas. Nosso futuro a partir de agora será explorar novas possibilidades que a aplicação pode oferecer para a companhia, principalmente sob a ótica da racionalização de processos e custos”, finaliza.