Grandes empresas que contam com um número alto de funcionários enfrentam desafios quando se fala de organização e gestão de escalas, e a tecnologia pode ser uma grande aliada nesse momento.

É nesse sentido que o Escala App vem auxiliando armazéns e CDs a se organizarem em sua operação 24 horas. O software oferecido pela empresa tem proporcionado inúmeros benefícios, desde economia de tempo e dinheiro e melhor controle de horas extras, até a melhoria do clima organizacional. “Com uma gestão de escalas eficiente é possível evitar passivos trabalhistas e falhas na comunicação, turnover e insatisfação do colaborador, alocação inadequada da força de trabalho e erros nos dados de pagamentos”, diz Raphael Tavares, CMO do Escala App.

Entre as soluções oferecidas pelo software se encontram: adequação da escala para novos tipos de operação e automatização na criação de regras nas escalas para gerar folgas justas e de acordo com a CLT, além da geração de relatórios e métricas com atualizações em tempo real.

O Escala surgiu de uma dor interna de médicos do Hospital Albert Einstein: a dificuldade na gestão de escalas de plantões. Era muito complexo gerir trocas e o hospital e a equipe sofriam com isso, pois o profissional muitas vezes precisava cobrir turnos por erros de escala e o hospital acabava arcando financeiramente com esses erros. “O problema era tão grave que chegava até a impactar na qualidade do atendimento ao paciente. Inicialmente, a solução estava focada nos médicos, mas rapidamente foi espalhada para todas as áreas do hospital, inclusive a logística hospitalar, que também sofriam com a questão.”

Tavares comenta que hoje têm dois grandes clientes de operação logística. Esses clientes trabalham 24h por dia, 7 dias por semana e se dividem em turnos, por isso têm as mesmas dores de hospitais: trocas, turnos, pessoas, faltas, folgas, etc. É como se fosse um plantão. A diferença é que, nesse caso, a maioria dos profissionais é CLT, sendo necessário atentar para todos os detalhes da lei, de modo que o funcionário não saia prejudicado. “Descobrimos que nossa ferramenta é perfeita para esse tipo de operação.”

Gestão de escalas

Tavares destaca que o Escala App é uma ferramenta de gestão de escalas, turnos e espaços de trabalho tanto para profissionais PJ, quanto CLT. “A ideia é facilitar o dia a dia do gestor e, também, dos funcionários quando tratamos desses assuntos, evitando burocracias e desperdício de tempo. Ao mesmo tempo, faz a garantia de que não faltará mão-de-obra e gastos desnecessários.”

A aplicabilidade do App, ainda segundo o CMO do Escala App, está pautada nas tendências do segmento: mais automação e mais pessoas. “Estamos vivendo no Brasil uma profissionalização muito grande do mercado logístico e isso inclui novas máquinas, novas tecnologias (como o Escala), mais espaços de armazenamento, mais formas de transporte e, consequentemente, mais pessoas. Porém, ao invés de só olharmos para o volume de profissionais, precisamos de um olhar qualitativo: ter as pessoas certas na hora certa e desempenhando a função certa. Quando temos tudo isso junto precisamos de mais organização e o tempo fica precioso. Precisamos gastar menos tempo com burocracias, ter gente onde e quando necessários e é aí que o Escala entra.”

Case

A Luft é um grande caso de sucesso do Escala. A empresa é responsável pela logística da Amazon no Brasil e teve um crescimento gigante.

“Ele precisavam organizar bem as escalas para atender com qualidade os clientes e dar uma boa experiência aos funcionários. Ter um app onde o funcionário pode consultar sua escala, fazer trocas de turnos com outros colegas e ter acesso à informação ajudou muito a trazer eficiência para as equipes”, explica Tavares.

Uma mudança significativa quando se passa a ter uma operação 24×7 envolve despesas em horas extras e adicionais, das quais se pode perder o controle e encarecer muito o custo de operação. A expertise da ferramenta Escala Jornadas em escalas de trabalho CLT permite adequar o seu modelo de operação a um tipo de escala que funcione melhor para o seu negócio. No caso da Luft, a mudança trouxe economia com horas extras em domingos e feriados.

“Anteriormente, em razão de demandas operacionais, era necessário o trabalho do time operacional durante os domingos e feriados. Após o início do processo de trabalho por escala houve a redução dos gastos com pagamento dessas horas extras”, completa Tatiane Castro, Gerente de RH da Luft.