O gestor de frota precisa administrar diversos aspectos e fatores relacionados aos veículos e aos condutores, como os custos gerados pela frota. Para isso, pode-se definir diferentes tipos de KPI. Esses indicadores são grandes aliados na tomada de decisão. Afinal, mostram de uma forma precisa o cenário da frota, facilitando o trabalho do gestor. Por esse motivo, a LeasePlan | ALD Automotive, líder global em mobilidade sustentável que oferece serviços de locação, terceirização e gerenciamento de frotas, traz algumas informações importantes sobre o tema para que mais pessoas entendam o conceito de KPI, quais são os principais utilizados na gestão de frota, por que é preciso definir esses indicadores e como eles podem ser analisados.

O que é KPI?

KPI é a sigla para Key Performance Indicators, ou seja, são os indicadores-chave de desempenho utilizados por empresas de todos os setores. Existem os mais variados tipos, definidos conforme a necessidade e os objetivos de cada negócio. Um KPI permite mensurar o nível de desempenho ou de sucesso em relação a um determinado processo ou estratégia da empresa. É também uma forma de metrificar, por exemplo, os custos com certa operação.

Quais são os principais KPIs da gestão de frota?

Com a definição de KPIs, o gestor de frota consegue estabelecer estratégias mais eficazes. Isso porque eles permitem acompanhar e gerenciar com eficiência aspectos específicos dos veículos, da performance deles, dos custos, entre outros.

É interessante que os KPIs sejam definidos e mensurados antes da implementação de uma estratégia. Após a adoção dela, é fundamental calcular mais uma vez esses indicadores para observar a eficácia da medida implementada. Podemos melhorar os KPIs, por exemplo, por meio da terceirização de frota. A parceria com uma empresa especialista contribui de forma significativa para a redução de custos e a maior eficiência na hora de gerenciar os veículos.

Existem muitos tipos de KPI para gestão de frotas, e a adoção deles pode acontecer conforme o que fizer mais sentido para a estratégia ou objetivos da empresa. A seguir, apresentamos alguns indicadores que os gestores mais utilizam.

KPIs de manutenção

Permitem ao gestor controlar aspectos relacionados à mecânica e à conservação dos veículos, assim como as manutenções recebidas por eles e os custos envolvidos.

Total de avarias –  Indica a quantidade de avarias sofridas por um determinado veículo ou então pela frota como um todo;

Desgaste de peças – Mostra para o gestor de frota a média de tempo para o desgaste de peças. Ajuda a identificar se está acontecendo no momento certo ou de forma acelerada;

Custo por veículo – Aponta os custos que a empresa tem com a manutenção por veículo da frota;

Gasto total com manutenções – Mostra qual e o total gasto em um determinado período, como em um mês, com as manutenções realizadas na frota;

Índice de manutenções corretivas – Indica para o gestor a quantidade de manutenções não programadas que precisaram ser realizadas;

Tempo de inatividade do veículo – Faz o cálculo do tempo que cada veículo permanece inativo em função de avarias ou devido à manutenção.

KPIs de combustível

Esses indicadores trazem dados e informações importantes relacionados ao combustível utilizado pela frota.

Consumo por veículo – É um cálculo importante que indica a quantidade de combustível que é consumida por cada um dos veículos;

Custo do km/h – Este KPI mostra o custo que a empresa tem com cada quilômetro/hora em relação ao combustível. Pode ser calculado também por veículo;

Gastos totais com combustível – Este é um indicador geral que mostra para o gestor o total de gastos que a frota tem com combustível dentro de um determinado período;

Desempenho médio da frota (km/l) – Mais um indicador médio que informa qual é o desempenho da frota considerando a quilometragem por litro.

KPIs de produtividade

Esses indicadores são utilizados, principalmente, por empresas que trabalham com frotas para entrega.

Tempo médio das entregas – É um indicador que aponta quanto tempo é necessário para realizar as entregas programadas para a frota;

Capacidade dos veículos – Mostra para o gestor qual é a capacidade de transporte dos veículos para planejar as entregas.

KPIs de multas

São KPIs essenciais para a empresa responsável pela terceirização de frota e para o gestor que administra os veículos por conta própria. Afinal, apontam as ocorrências e ainda os custos que a empresa tem com as penalizações.

Incidência de multas – É um KPI que envolve a frota como um todo, mostrando para o gestor a incidência de multas que a empresa sofre;

Custos com multas por mês – Com este indicador, o gestor tem uma visão geral de todos os custos que a frota está gerando com as multas sofridas dentro de um mês. Também pode ser utilizado em um período maio;

Multas por veículo – Este KPI apresenta a frequência das infrações que incidem em cada um dos veículos da frota;

Multas por condutor – Assim como é possível monitorar os veículos, o gestor de frota pode utilizar um KPI para conferir a quantidade de multas que cada condutor recebe.

Outros KPIs

Além dos KPIs específicos, o gestor pode adotar alguns outros para monitorar características gerais da frota e aspectos relacionados.

Idade da frota – Apresenta uma média da idade dos veículos que compõem a frota e contribui para planejar a troca deles no momento certo;

Incidentes gerais – Favorece o controle do uso do seguro, pois mostra a quantidade de incidentes gerais, ou seja, de sinistros, que acontecem, como batidas, roubos, furtos, quebras e outros.

Por que é preciso definir e acompanhar os KPIs?

Não existe uma regra para a definição de KPIs na gestão de frota. O gestor pode estabelecer os indicadores que farão a diferença para sua estratégia, contribuindo para monitorar aspectos que impactam de forma direta no desempenho da frota e na eficiência do seu próprio trabalho.

O mais importante é que exista um monitoramento. Isso porque definir e acompanhar KPIs ajuda o gestor na hora de tomar decisões. Ele consegue ter uma visão precisa de tudo aquilo que acontece com a frota, dos desafios ainda enfrentados e das melhorias que podem ser feitas.

Com base nas informações indicadas pelos KPIs, é possível estabelecer as melhores medidas para alcançar determinados objetivos. Assim, aumenta cada vez mais a eficiência, o desempenho e a produtividade.

Como analisar os KPIs da gestão de frota?

Primeiro, é preciso definir quais KPIs serão monitorados. Isso pode ser feito com base em aspectos que o gestor identifica que precisam de melhorias, ou então pode se basear em objetivos que pretende alcançar, como maior performance ou redução de custos com manutenção.

O acompanhamento dos KPIs depende dos dados colhidos pelo gestor. Logo, é essencial utilizar uma ferramenta que registre diferentes aspectos da frota. Afinal, atualmente negócios de todos os setores têm baseado suas decisões e estratégias em dados. Logo, os indicadores-chave são grandes aliados em qualquer ramo de atuação. Sendo assim, o uso de KPIs na gestão de frota também é fundamental, já que pode contribuir para a otimização do trabalho do gestor e ainda promover os melhores resultados para a empresa como um todo, aumentando sua competitividade.