O que deve ser levado em consideração em um BID de Transportes

A redução de custos é o objetivo principal das empresas quando estas iniciam um processo de BID de transportes. Porém, outros aspectos devem ser considerados nesse processo, com o objetivo de evitar problemas sérios para o negócio da organização contratante. Riscos como rupturas de atendimento, perdas financeiras, exposição institucional, fiscal e jurídica são decorrentes de um processo seletivo em que outros fatores críticos não foram devidamente avaliados durante o processo de seleção de fornecedores.

É importante que a empresa que fará o BID de transportes tenha bem claro qual será a sua estratégia para captação e formação de carteira de fornecedores. Questões estruturais (como as que serão expostas a seguir), devem ser consideradas em paralelo a análises mercadológicas que podem ser desdobradas, como, por exemplo, por perfil de transportador e abrangência regional, possibilitando a adoção de modelos de tomada de preços específicos que modulem especialização regional com os perfis de cargas, as frequências de envios e outras características da operação, contribuindo para melhorar a eficiência da gestão sobre o sistema de transportes.

A seguir, as questões estruturais que precisam ser avaliados durante o processo de seleção de novos parceiros de transporte.

Custo

Para saber se a proposta comercial cumpre com os objetivos de redução de custos, deve-se analisar a aderência da aplicação das tabelas à expectativa de movimentação.

Para essa avaliação, é importante que as informações de volumetria tenham sido enviadas de forma clara e fidedigna, nos detalhes que englobam a capilaridade das entregas, distribuição peso/volumes/valores por entrega, assim como a sazonalidade esperada.

Aspectos ligados a restrições de entrega (perfis de caminhão, exclusividade de carregamento e janelas de restrição) também têm que ser considerados, uma vez que afetam, de forma significativa, a eficiência do sistema de transportes e, consequentemente, a base de custos para a composição da tarifa.

Uma precificação com base em estimativa erradas de volumes e perfis de cargas, sem considerar a oscilação no período e distribuição regional, pode fazer com que a proposta, caso vencedora, se torne inviável para alguma das partes, gerando transtornos e risco de ruptura nas operações após o início da validade do contrato.

Prazo de Pagamento

As propostas deverão ser precificadas com base no modelo de pagamento adotado pela organização. Lembrando que, quanto maior o prazo de pagamento, maiores as chances de se apresentarem propostas com valores que compensem os custos financeiros.

Alternativas, dentre as quais a antecipação de recebíveis, podem ser incluídas no BID, caso a organização possua parceria com alguma instituição bancária. Nesse caso, as condições financeiras deverão ser apresentadas aos candidatos previamente ao processo de tomada de preços.

Saúde Financeira

A saúde financeira também deve ser avaliada para mitigar possíveis riscos inerentes à operação, dentre eles eventuais indenizações por danos, multas decorrentes de infrações cometidas durante a execução do contrato, ou mesmo assegurar o fluxo de caixa necessário para cobrir as despesas diretas da operação (combustíveis, manutenções, salários, etc.).

Não considerar a avaliação da saúde financeira pode implicar em riscos na qualidade de atendimento e consequentes prejuízos na operação.

Aspectos Regulamentários e Fiscais

Os candidatos deverão estar em dia com relação às exigências fiscais. Para isso, no processo inicial de avaliação (RFI – “request for informations”) deverão ser analisados documentos que comprovem a inexistência de débitos federais, estaduais e municipais, estar em regularidade com FGTS e sem débitos trabalhistas e previdenciários. A inobservância das condições fiscais na subcontratação implica em eventuais riscos de acionamento jurídico da contratante, em caso de insolvência do contratado, conforme grau de subsidiariedade.

Importante: no processo de BID, todos os candidatos devem passar por uma análise criteriosa dos CNPJ´s.

Dependendo do perfil do candidato, se este possui instalações próprias de oficinas (por exemplo), serão necessários documentos que comprovem estar em regularidade com os órgãos ambientais. Para assegurar a aderência às políticas de ESG da organização, documentos adicionais poderão ser solicitados aos candidatos (ex: registros de descarte de resíduos, controle de emissão de fumaça preta, etc.).

Atividades muito específicas podem exigir documentos adicionais. Como exemplo, empresas de transporte de cargas excedentes precisam estar regularizadas no CREA, assim como ter disponibilidade de pessoal técnico qualificado e que cumpra as exigências legais para garantir que as operações ocorram em segurança.

Por questões legais, o transporte de medicamentos, alimentos e cosméticos somente pode ser feito por empresas transportadoras que estejam devidamente certificadas pela ANVISA. Portanto, tais certificações necessitam ser analisadas em etapas anteriores à tomada de preços.

Para o transporte de produtos perigosos e controlados, os candidatos deverão estar devidamente certificados pelas polícias civil e federal, assim como pelo Exército, no caso de transporte de armamentos, munições e explosivos.

Perfil da Frota

Em determinadas operações, a utilização de veículos próprios pode ser vantajosa devido ao controle sobre manutenção dos equipamentos, assim como maior comprometimento e assimilação de treinamento por parte dos motoristas. A frota própria pode ser considerada uma garantia operacional para flutuações de mercado que possam restringir a disponibilidade de terceiros em períodos de oscilação de demanda.

Importante salientar que a análise da composição de frota própria x terceiros tem a ver com o modelo de atendimento que está se contratando, ainda mais quando se faz necessário diferenciar estratégias de contratação de transporte especializado, em que a gestão do transporte está diretamente nas mãos do contratante, ou quando se opta por um operador logístico em que a prestação de serviços é feita por um pool de parceiros. Nesse último modelo, se faz necessário garantir que tais parceiros cumpram com as exigências previamente impostas pelo BID.

Cada modelo tem seus prós e contras e a organização deve avaliar qual deles representa menor riscos para o negócio, assim como sua viabilidade, tendo em vista a estrutura que a contratante possui para realizar a gestão direta dos transportadores.

Infraestrutura de Suporte

A quantidade e localização de suas filiais, garagens e pontos de apoio servem como referência para avaliar a capacidade de cobertura regional dos candidatos, assim como a velocidade de pronta resposta em caso de emergências. Tais fatores são importantes para a manutenção dos níveis de serviço esperados.

Infraestrutura Tecnológica

É importante conhecer, previamente, qual o TMS e quais sistemas de trocas de dados que os participantes usam. O objetivo é avaliar a capacidade de conexão sistêmica entre os candidatos e a organização. O monitoramento dos fretes, validação e acompanhamento dos níveis de serviço e tratativa de ocorrências precisam ser realizados com o máximo de eficiência e confiabilidade.

Monitoramento/Gerenciamento de Riscos

Todos os participantes deverão informar quais são os sistemas para rastreamento instalados em seus veículos, principalmente nos modelos em que a contratação do seguro é por conta do embarcador e este possuir um PGR próprio. Nesse aspecto, deve-se ter conhecimento, não somente dos sistemas de rastreamento, como também dos periféricos existentes nos veículos (travas, sensores, alarmes, etc.).

A configuração dos rastreadores é de suma importância quando a organização dispõe de plataformas integradoras que suportam os processos de monitoramento logístico (exemplo: torres de controle).

As preocupações com a segurança viária e o com o cumprimento às legislações que abordam o controle de jornada de motoristas têm sido cada vez maiores nas organizações, o que tem feito com que se exijam sistemas embarcados que permitam o monitoramento remoto das condições de direção. Dependendo da política de segurança da organização, sistemas de telemetria e monitoramento via câmeras embarcadas podem se tornar exigências a serem cumpridas na etapa anterior à tomada de preços.

Seguros

As apólices de seguro contratadas pela transportadora candidata deverão ser avaliadas, previamente, com o objetivo de verificar se a cobertura dos seguros (RCTRC e RCF-DC) e as regras de carregamento impostas pelo PGR (Plano de Gerenciamento de Riscos) podem implicar em maiores restrições aos carregamentos e eventual comprometimento da eficiência operacional de transportes.

O contratante pode optar por utilizar apólice própria de seguro, sendo necessário, portanto, nas etapas anteriores à tomada de preços, avaliar como os candidatos se enquadram dentro das exigências do PGR a ser seguido.

Modelo de Contratação com SLA (“Service Level Agreement”)

Para algumas operações de transporte, com exigências de níveis de serviço mais específicas, políticas de remuneração variável podem ser aplicadas na forma de ônus e bônus, como forma de incentivo à melhoria contínua na prestação dos serviços.

A definição prévia dos KPI´s, para efeito de monitoramento dos níveis de serviço, suas faixas de tolerância e política de remuneração variável devem ser estabelecidas antes do processo de seleção de fornecedores.

Uma análise prévia das condições listadas anteriormente ajuda a entender quais são os candidatos que têm condições de se submeter a uma regra de remuneração variável (ônus e bônus) dada as suas estruturas de atendimento.

Conclusão

Nesse texto buscamos sintetizar os tópicos a serem observados em um processo de BID de transportes.

A avaliação dos candidatos para um BID de transportes precisa ser feita de forma ampla, focando não apenas na contribuição sobre os custos de transportes, mas também na capacidade que os candidatos têm de cumprir com as regras do contrato, incluindo o seu potencial de contribuição ao resultado mais amplo da organização, uma vez que este poderá se beneficiar através das regras de ônus e bônus constantes no contrato.

A seleção de bons parceiros de transporte pode contribuir com o cumprimento dos objetivos estratégicos da organização e evitar riscos de comprometimento da qualidade dos serviços prestados. Porém, ter uma estratégia para a formação da carteira de fornecedores é o passo inicial para que o processo de captação assegure a participação de fornecedores cujas características operacionais contribuam de forma efetiva com a eficiência do sistema de transportes.