Equipamentos de Movimentação e Armazenagem: Alugar ou comprar? Como decidir? Qual a melhor escolha?

A análise de custo-benefício entre comprar e alugar é uma tarefa complexa e importante, já que envolve a alocação de recursos financeiros. Uma boa projeção da demanda futura é fator crítico de sucesso e, portanto, deve ser baseada em dados históricos e projeções de mercado.

Q ualquer decisão entre comprar ou alugar equipamentos de movimentação e armazenagem (M&A) deve ser tomada considerando o cenário econômico atual e futuro. Além disso, é preciso adicionar questões envolvendo a estratégia e o tipo de negócio (indústria, varejo, serviços etc.) da empresa que precisa tomar essa decisão.

Neste contexto, José Roberto Lopes Lyra, professor na pós-graduação em Gestão Logística da Cadeia de Suprimentos do Senac EAD – que disponibiliza cinco níveis de ensino: Formação Continuada (FIC) ou cursos livres, cursos técnicos, graduação, pós-graduação lato sensu e extensão universitária – faz sua análise considerando o cenário econômico de altas taxas de juros e incertezas sobre o desempenho da economia nos próximos dois anos e uma estratégia de crescimento orgânico da empresa.

Segundo ele, a principal vantagem de alugar equipamentos de M&A em comparação com a compra é não alocar capital de trabalho (working capital) em um cenário de incertezas e, assim, permitir o investimento em outras áreas mais estratégicas da organização. Até mesmo em aplicações financeiras mais atrativas.

Além disso, podemos citar a eliminação de despesas indiretas envolvendo, por exemplo, a manutenção de equipamentos e estruturas de M&A. Outro ponto importante é que dessa forma é possível obter equipamentos e estruturas com maior tecnologia embarcada, como coletores de dados e empilhadeiras de alto desempenho, bem como estruturas de armazenagem adequadas a produtos específicos. Através de um bom contrato com o fornecedor é possível evitar questões como obsolescência dos equipamentos e estruturas.

Finalmente, completa Lyra, é importante considerar que o aluguel de equipamentos de M&A oferece flexibilidade em momentos de incerteza da demanda. “Uma opção interessante, e talvez mais segura, é alugar os equipamentos em um primeiro momento e optar pela compra à medida que as projeções de crescimento da demanda, inclusive considerando sazonalidades, se tornarem mais confiáveis.”

Também a respeito desta questão, Leandro Sales, vice-presidente da Reconlog – empresa especializada em galpões flexíveis de armazenagem – diz que a principal vantagem de alugar estes equipamentos é a flexibilidade e agilidade que o aluguel proporciona. A locação permite que as empresas respondam rapidamente às mudanças na demanda e nas condições do mercado sem a necessidade de um investimento inicial elevado, sem contar que a locação também elimina custos adicionais, como IPTU e manutenção, facilitando a gestão financeira.

“O custo da locação é menor que o custo de propriedade, considerando que os equipamentos de movimentação e armazenagem exigem manutenção especializada. Outro fator importante é que as manutenções são feitas com técnicos treinados no fabricante e utilizando peças genuínas”, acrescenta Fábio Pedrão, diretor Executivo da Retrak Empilhadeiras – especializada em prover sistemas de movimentação e armazenagem de materiais disponibilizando, para locação ou para venda, uma completa linha de empilhadeiras elétricas e a combustão e transpaleteiras elétricas.

Ricardo Oribka, CEO da Transpotech – empresa de locação de equipamentos de movimentação –, também explica que entre os benefícios diretos da locação estão a redução de custos e de perdas contábeis, como a depreciação de ativos. “Minimizar esses custos e perdas significa ganho de capital para investimentos diretos, ou seja, as empresas podem direcionar esses recursos para aumentarem suas operações e melhorarem a atividade-fim. Outra vantagem é a previsibilidade financeira, que facilita a linearização das despesas de locação no plano orçamentário da empresa, evitando surpresas durante o ano fiscal”, pondera o CEO.

Além disso, a terceirização da infraestrutura, equipamentos e gestão de movimentação e armazenagem também é um benefício significativo. E as empresas estão reconhecendo essas vantagens e a prática de locação de equipamentos tem sido adotada por praticamente todos os setores da economia, incluindo o setor primário, manufatura e logística. Os principais consumidores são os setores automotivo, de autopeças, Operadores Logísticos, bens de consumo corrente, incluindo alimentos, higiene e limpeza, com destaque, no pós-pandemia, para os setores atacadista e varejista, aponta Oribka.

Compra mais vantajosa

A compra de equipamentos de M&A pode ser mais vantajosa em situações em que a empresa tem uma necessidade contínua e de longo prazo para o equipamento e quando há disponibilidade de capital para o investimento inicial, diz, por outro lado, Sales, da Reconlog. “Se a empresa planeja utilizar o equipamento por muitos anos, a compra pode ser mais econômica no longo prazo. Além disso, ela pode ser preferível quando a empresa deseja ter controle total sobre a personalização e manutenção do equipamento.”

Pedrão, da Retrak, também destaca que a compra pode ser mais vantajosa em clientes que padronizam equipamentos de um mesmo fabricante. “O treinamento dos técnicos tem que ser feito diretamente no fabricante. O cliente tem que ter peças de reposição em grande quantidade em estoque para suportar seus equipamentos próprios. Por último, e não menos importante, todas as manutenções devem feitas exatamente como determina o manual do fabricante.”

E Lyra, do Senac EAD, completa destacando que, quando a empresa tem uma sólida perspectiva de crescimento considerando, por exemplo, fatores como aumento da demanda, lançamento de novos produtos, alinhamento a estratégia de expansão do negócio e sazonalidades, a compra de equipamentos de M&A pode ser interessante.

A propriedade de equipamentos e estruturas oferece liberdade de utilização e/ou adaptação ao negócio sem grande dependência dos fornecedores. Além disso, o investimento em ativos (CAPEX ou Capital Expenditure) pode se transformar em uma ferramenta de comunicação importante, ao demonstrar a solidez da organização, bem como sua disposição de continuar investindo no negócio.

Custo-benefício

Para avaliar o custo-benefício entre alugar e comprar, as empresas devem considerar o tempo de uso previsto do equipamento, o custo inicial de compra versus o custo total de aluguel ao longo do período de uso e os custos adicionais associados a cada opção, como manutenção, armazenamento e impostos, ensina Sales, da Reconlog. Também é importante considerar a flexibilidade e a capacidade de resposta às mudanças de demanda que o aluguel pode proporcionar.

Por seu lado, Pedrão, da Retrak, diz que têm percebido um aumento constante em alugar ao comprar. E pontua o que deve ser levado em consideração:

l Depreciação dos equipamentos (entre 1-1,5% am)

l Manutenções preventivas e corretivas devem ser feitas pelo locador

l Treinamento de mão de obra para manutenções feita no fabricante

l Inclusos custos com estoque de peças de reposição

l Vantagem tributária com abatimento das despesas com locação do IR

l Tecnologia de ponta com a utilização de equipamentos modernos e mais adequados a cada operação

l A quantidade de equipamentos na operação é flexível com a locação. Isto garante a utilização do número de equipamentos adequados no decorrer do ano.

“A análise de custo-benefício é uma tarefa complexa e importante, uma vez que estamos falando na alocação de recursos financeiros da empresa. Uma boa projeção da demanda futura é fator crítico de sucesso e, portanto, deve ser baseada em dados históricos e projeções de mercado obtidas, por exemplo, em análises de consultorias especializadas e projeções do mercado financeiro.”

Ainda de acordo com Lyra, do Senac EAD, é possível citar algumas ferramentas importantes para uma análise de custo-benefício: a projeção do fluxo de caixa, o cálculo do custo total de propriedade (Total Cost of Ownership ou TCO) e a taxa de retorno do investimento (Return on Investment ou ROI). A combinação dessas ferramentas, através da modelagem de cenários considerando questões internas, como a estratégia do negócio, e questões externas, como projeções do mercado, é uma boa prática para análise de custo-benefício.  

Fatores a serem considerados

Com relação aos fatores que devem ser considerados na decisão de alugar ou comprar, o vice-presidente da Reconlog, diz que, além do custo inicial, as empresas devem considerar a flexibilidade operacional, a manutenção e o suporte técnico, a obsolescência tecnológica, as implicações fiscais e contábeis e o impacto na eficiência operacional. A necessidade de rápida implementação e a capacidade de adaptação às mudanças de mercado também são fatores críticos a serem considerados.

O custo financeiro com a compra é um fator importante na análise de locar x comprar. A depreciação dos equipamentos é extremamente importante (entre 1-1,5% am). O custo de oportunidade de capital é outro fator importante. “É muito mais lucrativo para a empresa usar os recursos financeiros na sua operação do que empregar em equipamentos imobilizados e que podem se alterar ao longo do tempo. É muito comum um equipamento ser substituído por outro devido a variações na operação, mudança para novas operações e, no caso dos Operadores Logísticos, a mudança de um cliente”, comenta o diretor Executivo da Retrak.

Além dos pontos já destacados é recomendável analisar fatores como a possibilidade de atender demandas imprevistas, ensina Lyra, do Senac EAD. A compra de equipamentos e estruturas de M&A pode representar uma reserva de capacidade em momentos de incerteza, independente da disponibilidade dos fornecedores. Por outro lado, os custos decorrentes de despesas de aluguel são previsíveis por constarem em contratos, o que leva a uma maior previsibilidade do fluxo de caixa. “Vale reforçar aqui que decisões de alugar ou comprar estão intimamente ligadas às características e as estratégias de atendimento aos clientes pela organização.”

Manutenção e suporte técnico

Já que se falou em manutenção e suporte técnico, fica o questionamento: existem diferenças significativas entre equipamentos alugados ou comprados?

Sales, da Reconlog, diz que sim. Quando se aluga equipamentos, a manutenção e o suporte técnico geralmente são responsabilidade do fornecedor, o que pode reduzir os custos e a complexidade para a empresa locatária. No caso da compra, a empresa precisa assumir a responsabilidade completa pela manutenção e suporte técnico, o que pode exigir investimentos adicionais em pessoal e recursos.

Numa outra análise, Pedrão, da Retrak, diz que não existem diferenças, “já que os mesmos técnicos que prestam assistência técnica nas máquinas que são locadas pela Retrak são os mesmos técnicos que prestam manutenções nas máquinas próprias de clientes. Também as peças de reposição são genuínas e são utilizadas pela Retrak de acordo com o manual de operação e manutenção do equipamento”.

A decisão de alugar ou comprar equipamentos e estruturas de M&A passa por um processo cuidadoso de elaboração do contrato com o fornecedor ou locador. Para o locador é interessante manter os equipamentos e estruturas em bom estado, uma vez que fazem parte dos ativos do seu negócio.

Assim, diz o professor do Senac EAD, é válido estabelecer no contrato acordos de nível de serviço (SLA ou service level agreement), de modo a garantir segurança de recebimento em situações de operações críticas, por exemplo. Obviamente, isso se traduz em custos maiores para o locatário, mas garante a continuidade da operação em caso de, por exemplo, falhas em equipamentos.  No caso da compra dos equipamentos e estruturas, é comum o fornecedor oferecer, em contrato, um período de garantia para eventuais problemas.

Porém, ao final desse prazo caberá ao proprietário zelar pelos equipamentos e estruturas seguindo as recomendações do fabricante. “Da mesma forma vale aqui reforçar questões associadas ao SLA previsto em contrato em operações críticas. Um equipamento comprado pode precisar de uma manutenção programada pelo fornecedor que vai torná-lo indisponível por determinado tempo. Nesse caso, o fornecedor pode oferecer um equipamento similar pelo tempo previsto para a manutenção. Tudo de acordo com o contrato”, completa Lyra.

Flexibilidade do aluguel

Como também já comentado, a flexibilidade do aluguel permite que as empresas ajustem rapidamente sua capacidade de armazenamento e operações conforme necessário, sem o compromisso de longo prazo associado à compra de equipamentos. Além disso, no caso da Reconlog, itens adicionais podem ser aplicados ao galpão para personalizá-lo conforme a necessidade da operação, comenta Sales. Outra vantagem – ainda segundo o vice-presidente da empresa – é a possibilidade de expandir a área de armazenagem acoplando mais metragens de galpão ao galpão atual, tanto em comprimento quanto na extensão lateral, interligando os galpões lado a lado.

Também falando sobre como a flexibilidade oferecida pelo aluguel de equipamentos de M&A pode impactar a eficiência operacional de uma empresa, Pedrão, da Retrak, lembra que flexibilidade da operação significa redução nos custos das empresas. O cliente pode locar equipamentos e devolve-los a qualquer tempo. Isto garante o número certo de equipamentos para cada operação. Outro fator importante – ainda de acordo com Pedrão – são os custos previsíveis. O cliente sabe quanto vai investir na locação durante o período contratual, já que todas as manutenções, peças de reposição, custo de mão de obra e depreciação dos equipamentos estão inclusos no custo total.

Por último Lyra, do Senac EAD, destaca que a eficiência operacional pode ser definida pela capacidade que uma empresa tem de utilizar da melhor forma possível seus recursos humanos, financeiros e ativos como equipamentos e estruturas de M&A. Se, por um lado, a propriedade de equipamentos e estruturas de M&A sem utilização (ociosos) pode representar uma reserva de capacidade para atender um cliente importante, ao mesmo tempo também representa desperdício.

Ativos ociosos, a princípio, podem significar recursos financeiros mal alocados e que poderiam ser mais bem aproveitados em outras atividades como, por exemplo, em pesquisa e desenvolvimento ou treinamento e bem-estar dos colaboradores. Nesse sentido, a opção de alugar equipamentos e estruturas de M&A é mais flexível para atender demandas imprevistas e evitar o desperdício.

Implicações fiscais

Do ponto de vista fiscal e contábil, o aluguel de equipamentos pode ser dedutível como despesa operacional, o que pode reduzir a base tributária da empresa. Já a compra de equipamentos pode ser capitalizada e depreciada ao longo do tempo, impactando os relatórios financeiros de maneira diferente. Dependendo do regime tributário, as despesas de locação podem ser deduzidas diretamente da base de cálculo, resultando em uma potencial redução de até 15% no imposto, comenta, agora, Sales, da Reconlog, falando sobre as implicações fiscais e contábeis da escolha entre alugar e comprar equipamentos de M&A.

“Ao comprar um equipamento o cliente assume os custos financeiros e de depreciação deste equipamento. Ao locá-los, estas despesas estão inclusas no preço do contrato e podem ser dedutíveis do IR da empresa”, acrescenta Pedrão, da Retrak.

Fiscalmente, no caso da compra de equipamentos e de estruturas de MA, o proprietário precisa pagar impostos como o IPI e o ICMS, o que não ocorre no caso de aluguéis. Sob o ponto de vista contábil, os gastos com aluguel de equipamentos e estruturas de M&A são considerados como uma despesa no DRE (demonstrativo do resultado do exercício) e, consequentemente, não impactam o ativo imobilizado da empresa.

Por outro lado, continua Lyra, do Senac EAD, no caso da compra, os gastos são considerados como ativo imobilizado, o que aumenta o patrimônio líquido da empresa. Como qualquer ativo, equipamentos e estruturas de M&A comprados sofrem depreciação e esses valores reduzem o lucro líquido da empresa, mas também geram recursos ao serem abatidos da base de cálculo do imposto de renda.

Pelas características da legislação e, especialmente, em empresas de capital aberto, é da maior importância o auxílio de um contador e de um especialista em tributos na tomada de decisão consciente entre comprar ou alugar equipamentos e estruturas de M&A, aconselha o professor.

Tendências

As tendências de mercado e os avanços tecnológicos podem influenciar significativamente a decisão de alugar versus comprar. Equipamentos mais modernos e eficientes podem surgir rapidamente, tornando os investimentos em compra obsoletos. “O aluguel permite que as empresas acessem as tecnologias mais recentes sem a necessidade de grandes investimentos de capital, mantendo-se competitivas e atualizadas”, explica Sales, da Reconlog.

Pedrão, da Retrak, diz que, com certeza é mais vantajoso locar. De acordo com ele, as máquinas estão evoluindo rapidamente e a tecnologia embarcada é cada vez maior. Quanto mais sofisticado o equipamento, mais custosa será a manutenção. Outra informação importante fornecida por Pedrão é que quando o cliente opta pela compra, ele tem informações básicas sobre a manutenção, cabendo ao dealer as manutenções mais especificas e de maior custo.

“Novas tendências de negócio, como a servitização e os constantes avanços tecnológicos que aceleram a obsolescência, precisam ser levados em consideração nas decisões de comprar ou alugar equipamentos e estruturas de M&A. A servitização consiste na agregação de serviços ao produto, e a expansão de tecnologias como IoT (internet of things) estão entre as mais utilizadas no ambiente de M&A.”

Lyra, do Senac EAD, também destaca que os fornecedores de equipamentos podem oferecer, por exemplo, o monitoramento dos recursos através de sensores e dessa forma sugerir planos de manutenção preditiva, o que evita horas paradas. Nesse contexto, a opção de optar pelo aluguel de estruturas e equipamentos de M&A pode ser bem interessante, pois o fornecedor cuida dos equipamentos de forma a mantê-los sempre atualizados, evitando uma obsolescência precoce que poderia vir a ocorrer na simples aquisição do produto.

Riscos

Os riscos associados ao aluguel incluem dependência do fornecedor para manutenção e suporte, possíveis limitações contratuais e a necessidade de devolução do equipamento no término do período de aluguel. Além disso, ainda de acordo com Sales, da Reconlog, referindo-se à sua área de atuação, há o risco de memórias de cálculos serem apresentadas na proposta, mas não serem levadas em consideração na entrega do galpão montado por empresas que não possuem transparência no projeto. “Outro risco é locar galpões que não atendem normas rigorosas de segurança, além de laudos e outras permissões necessárias para a segurança dos ativos armazenados. Esses riscos podem ser mitigados através da escolha de fornecedores confiáveis, negociação de contratos flexíveis e planejamento adequado para a transição ao final do período de aluguel.”

Locar exige uma consulta aos clientes que são atendidos pelos locadores, aponta, agora, Pedrão, da Retrak. Também o histórico de cada empresa é importante. “Somos dealer Linde – Still. Os equipamentos são fabricados no Brasil, o que garante alto índice de peças de reposição para rápido atendimento técnico e mão de obra constantemente treinada no fabricante.”

Os riscos desse tipo de operação estão diretamente associados à qualidade do fornecedor (locador de estruturas e equipamentos). A melhor forma de mitigar riscos ao alugar itens de M&A é trabalhar com fornecedores confiáveis de reconhecida experiência no ramo e que, por sua vez, alugam estruturas e equipamentos de marcas também reconhecidas pela sua qualidade.

Ter um processo de homologação de fornecedores robusto e criterioso é uma boa prática, ainda de acordo com Lyra, do Senac EAD. Outras ações seriam, por exemplo, desenvolver uma relação de parceria com o fornecedor, submeter o contrato de prestação de serviços a uma criteriosa análise jurídica, estabelecer indicadores de níveis de serviço viáveis por parte do fornecedor e que, ao mesmo tempo, atendem as necessidades do negócio.

“A inclusão de penalidades em caso de descumprimento de eventuais cláusulas de SLA também é recomendada, desde que não seja vista com um fim. Multas não resolvem o problema, mas servem como um alerta para locadores e locatários buscarem um relacionamento baseado em metas”, completa o professor do Senac EAD.