*Por José Ricardo Fernandes

Mais do que adaptar sistemas ao IBS – Imposto sobre Bens e Serviços e à CBS – Contribuição sobre Bens e Serviços, as transportadoras precisarão conhecer com maior profundidade quem realmente executa suas operações, como essas contratações estão estruturadas e quanto essa cadeia custa ao negócio.

A Reforma Tributária coloca o setor diante de uma discussão que vai além da substituição de tributos. Ela traz para o centro da gestão algo que, durante muito tempo, permaneceu diluído na complexidade operacional: a visibilidade sobre toda a cadeia utilizada para entregar o transporte vendido ao cliente.

O transporte de cargas sempre dependeu de flexibilidade. Frota própria convive com transportadores autônomos, agregados, empresas terceirizadas, subcontratação, redespacho e parceiros utilizados conforme região, demanda, especialidade ou disponibilidade de capacidade.

Esse modelo não tende a desaparecer. Ele é parte da dinâmica do setor e continuará sendo importante para sua competitividade. A questão está em como essa rede é administrada.

Terceirizar não é, por si só, o problema. O risco aparece quando a empresa perde a capacidade de saber exatamente quem executou a operação, sob qual relação de contratação e com quais reflexos fiscais, tributários, regulatórios e econômicos.

Quando operação e informação precisam contar a mesma história

CT-e, MDF-e, NF-e e outros registros eletrônicos ampliaram significativamente a quantidade de dados estruturados disponíveis sobre uma operação de transporte. Com a evolução dos sistemas fiscais e a Reforma Tributária, a consistência dessas informações passa a ter ainda mais importância.

Emitir o documento corretamente continua sendo necessário, mas já não resume o problema.

Operação física, contratação, documentação fiscal, tratamento tributário e obrigações regulatórias precisam guardar coerência entre si.

É nesse ponto que surge uma questão importante: a transportadora conhece toda a cadeia utilizada para executar o frete que vendeu?

Um embarcador contrata uma transportadora. Essa transportadora pode utilizar outra empresa ou um autônomo para realizar a operação. Dependendo do desenho logístico, outras relações podem surgir ao longo do percurso.

Depois da primeira contratação, porém, a visibilidade nem sempre permanece no mesmo nível.

Saber quem executou cada trecho, identificar corretamente a relação existente entre as partes, vincular veículos, documentos, valores e pagamentos e conseguir reconstruir posteriormente aquela operação deixam de ser preocupações exclusivas do departamento fiscal.

Passam a fazer parte da governança do negócio.

O custo que não aparece também consome margem

Existe um efeito econômico importante nesse processo.

Por muitos anos, determinados riscos fiscais, regulatórios, documentais e operacionais não foram considerados diretamente na formação do preço do frete. Enquanto não se materializavam, a percepção era de que a margem estava preservada.

O problema é que risco não contabilizado não deixa de existir.

Uma operação aparentemente rentável pode mudar de resultado quando surge uma contingência, um recolhimento não previsto, a necessidade de corrigir uma contratação, recuperar documentação, implantar controles adicionais ou rever processos que não estavam adequadamente estruturados.

Por isso, uma pergunta que precisa chegar definitivamente às áreas de Pricing é: quanto custa executar corretamente a operação que estamos vendendo?

A resposta não está apenas no custo do veículo ou no valor pago ao terceiro. Precisa considerar também impactos financeiros, tributários, regulatórios, tecnológicos, documentais e de controle.

Quanto menor o conhecimento sobre a cadeia utilizada, maior a chance de esses custos aparecerem somente depois, pressionando caixa ou reduzindo uma margem que, até então, parecia adequada.

Compliance passa a fazer parte da formação de preço

Esse cenário também aproxima áreas que tradicionalmente trabalharam de maneira mais independente.

Governar terceiros tem custo. Homologar fornecedores, controlar documentos, acompanhar viagens, integrar informações e criar rastreabilidade exigem processos, pessoas e tecnologia.

A ausência desses controles, entretanto, também tem custo — e muitas vezes ele é maior e menos previsível.

Por isso, compliance deixa de ser uma agenda restrita ao fiscal, jurídico ou tributário e passa a influenciar diretamente a operação, o Pricing e o comercial.

Quando parte desse custo precisar ser refletida no frete, não bastará comunicar ao embarcador que o preço aumentou. Será necessário explicar o que aquela estrutura entrega: previsibilidade, rastreabilidade, segurança documental e redução de exposição para toda a cadeia.

Essa discussão também vale para quem compra transporte.

Preço, capacidade operacional e nível de serviço continuarão sendo critérios fundamentais, mas talvez já não sejam suficientes para avaliar isoladamente um fornecedor. A forma como a operação será executada, o perfil dos participantes da cadeia, sua capacidade documental e tributária e o controle existente sobre terceiros podem alterar o custo econômico final daquela contratação.

O fornecedor com menor tarifa nem sempre representará o menor custo total da operação.

A gestão da frota estendida

Há ainda um conceito que merece maior atenção: o da frota estendida.

A capacidade de uma transportadora não está limitada aos veículos próprios ou diretamente administrados. Ela inclui todos os terceiros utilizados para cumprir os compromissos assumidos com seus clientes.

Sob a ótica de governança, é necessário conhecer essa estrutura.

Quem efetivamente realizou a viagem? Qual foi a condição de contratação? Quais empresas, autônomos e veículos participaram? Que documentos sustentam essas relações? Como os pagamentos se conectam aos serviços executados?

Mais do que responder a essas perguntas individualmente, a empresa precisa ser capaz de relacionar essas informações.

Em operações de grande volume, depender de planilhas isoladas, e-mails, controles descentralizados e verificações posteriores tende a se tornar insuficiente.

A gestão de terceiros passa, portanto, por integração de dados, definição de processos, tecnologia e monitoramento contínuo.

A Reforma expõe uma discussão que já existia

A Reforma Tributária não criou as fragilidades da cadeia de contratação.

Subcontratações com pouca visibilidade, informações fragmentadas, diferenças entre aquilo que ocorre fisicamente e aquilo que é documentado e custos não considerados na formação do preço já fazem parte dos desafios do setor.

O que muda agora é a importância dessas informações dentro da equação econômica e tributária da operação.

Preparar uma transportadora para esse novo ambiente não deveria significar apenas configurar sistemas para IBS e CBS. É também uma oportunidade para rever o desenho da operação, mapear a cadeia de contratação, classificar corretamente as relações, conhecer os terceiros utilizados, revisar contratos, melhorar a rastreabilidade e entender quanto tudo isso efetivamente custa.

Talvez a pergunta mais relevante para uma transportadora, portanto, não seja somente quanto pagará de novos tributos.

Antes disso, vale perguntar: quando toda a cadeia utilizada para executar nossas operações estiver visível, documentada e economicamente mensurável, a margem que temos hoje continuará sustentável?

Responder a essa questão antes que os custos apareçam no resultado pode fazer uma diferença importante nos próximos anos.

A flexibilidade continuará sendo indispensável ao transporte brasileiro. O que muda é que, cada vez mais, ela precisará estar acompanhada de governança para continuar produzindo margem, segurança e competitividade.

*José Ricardo Fernandes é sócio da FR Consultoria e Inovação e atua em temas relacionados à estratégia, governança, compliance, gestão de riscos e competitividade no transporte de cargas. A FR contribui para o desenvolvimento de análises e soluções voltadas à evolução da gestão operacional, fiscal e regulatória da cadeia logística, apoiando empresas na transformação de requisitos de conformidade em processos mais seguros, eficientes e sustentáveis.