Por Agustín Durán*

Devido a sua complexidade e diversas etapas presentes em seus processos, a área de suprimentos pode ser um desafio para muitos gestores. Seja na escolha do fornecedor, nas validações e negociações, ou na definição de políticas internas para cada atividade. Organizar o departamento de compras exige atenção e cuidado para garantir o máximo de eficiência e otimização.

No setor de supply chain, o planejamento, e sua posterior execução, é um ponto crucial para qualquer empresa, uma vez que a aquisição de materiais ou serviços é uma etapa que afeta diretamente os custos. É nesse momento que as demandas são avaliadas e decisões vitais ao sucesso da operação são feitas, podendo comprometer o desdobramento de todo o processo.

Diferentemente de outras áreas, que podem usufruir de dados externos, como tendências e levantamentos de mercado, para estruturação e organização, o departamento de compras depende do auxílio e participação dos setores da empresa que são beneficiados pelas aquisições feitas. Isso demanda comunicação e entendimento com os agentes envolvidos no processo, e também com os objetivos de negócios da companhia, uma vez que ambos afetam as atividades da área de suprimentos.

Erros mais comuns

Mesmo com tantos pontos de atenção, muitos líderes ainda pecam na fase inicial da gestão de compras. Um dos principais erros é a falta de alinhamento estratégico com o propósito da companhia e também com setores importantes como vendas e produção, responsáveis pela previsão da saída e retorno de produtos e serviços. Outro equívoco é não possuir entendimento pleno dos itens e matérias-primas necessárias, levando em conta sua quantidade, qualidade e prazos, e como os fornecedores e segmentos envolvidos nessas demandas terão impacto na empresa.

Quando a área de compras é considerada vital ao sucesso dos negócios, o fator humano, como a falta de preparo da equipe, e o imediatismo, que leva a decisões atribuladas, são os principais responsáveis pelos erros citados acima. Outro motivador são as organizações que limitam as atividades do setor de supply chain a apoio e suporte da operação, o que restringe a atuação estratégica da área.

Como reverter a situação

Apesar do cenário desafiador, é preciso entender o potencial da boa gestão da cadeia de suprimentos, que apresenta resultados, que vão desde a otimização de processos, até o corte de custos em aquisições e a estruturação de melhores contratos. No que diz respeito ao planejamento, o gestor deve ter clareza na definição de responsabilidades e atuações bem delineadas dos principais agentes da cadeia, buscando maior integração dos setores internos, podendo assim aplicar ferramentas como a S&OP (Sales and Operations Planning). Esse tipo de processo fomenta a colaboração interna da empresa para que se estruture um plano de venda eficiente, e agregue valor ao planejamento.

* Agustín Durán é sócio-diretor da Nimbi, empresa especializada em tecnologia para gestão da cadeia de suprimentos. http://www.nimbi.com.br