Trocar o sistema de gestão é mais que um projeto de TI – é uma mudança organizacional. Especialistas apontam as funcionalidades, os desafios na implementação e os impactos na eficiência operacional, na gestão de estoque e no controle logístico.

Em um mercado cada vez mais dinâmico e competitivo, as empresas de Atacado e Distribuição buscam soluções robustas para garantir controle, agilidade e precisão em todas as etapas da operação. Nesse cenário, os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) têm papel central – e suas funcionalidades críticas vão muito além da gestão básica de estoque ou de vendas.

Para Renato Halt, especialista em SAP e cofundador da B2Finance, um ERP eficaz precisa garantir o controle total da operação, desde a entrada até a saída dos produtos. Segundo ele, a gestão de estoques precisa permitir o controle de múltiplos armazéns, com rastreabilidade por lote ou número de série, para assegurar acuracidade e conformidade com exigências regulatórias. O módulo de compras e vendas deve estar completamente integrado aos sistemas financeiro e fiscal, permitindo uma visão consolidada da operação.

“A precificação e a análise de margens precisam considerar os custos reais e a carga tributária, o que exige cálculos dinâmicos e parametrizações precisas”, destaca.

A automação fiscal é outro ponto sensível, ainda segundo Halt. A geração correta de documentos eletrônicos, como NF-e e CT-e, é fundamental para evitar autuações e atrasos. Por fim, a capacidade de gerar relatórios gerenciais de rentabilidade, giro de produtos e performance por canal de venda é essencial para apoiar a tomada de decisões estratégicas com base em dados confiáveis.

Essa visão é reforçada por Ronei Marcos Silva Marques, CEO da GestãoClick, que destaca funcionalidades como:

Gestão de estoque avançada: permite o controle preciso de entradas, saídas, inventários e níveis mínimos de estoque;

Gestão comercial e financeira: possibilita configurar diferentes modelos de comissão, condições de pagamento personalizadas por cliente, integração com contas a receber e análise de margem por pedido;

Emissão automatizada de notas fiscais: reduz erros e garante conformidade fiscal;

Controle de pedidos e expedição: acompanha todo o ciclo do pedido, incluindo separação, conferência e integração com transportadoras;

Integração com e-commerce e marketplaces: essencial para empresas que atuam nos canais B2B e B2C, garantindo sincronização de pedidos, preços e estoques.

“Essas funcionalidades permitem maior controle, agilidade operacional e visão estratégica sobre os resultados do negócio”, afirma.

Javier Rivas, Head of Portfolio, SAP Expert com foco em arquitetura corporativa e transformação digital na delaware Brasil, lista os módulos que considera prioritários. Primeiro, um sistema robusto de gestão de preços e condições comerciais que unifique contratos, escalas de volume e promoções. Segundo, um Order Management verdadeiramente omnichannel que ofereça promessa de entrega confiável em tempo real.

O terceiro pilar é um Warehouse & Inventory Management integrado até o nível de lote – fundamental para rastreabilidade. Quarto, um módulo procure-to-pay apoiado por portal de fornecedores que agilize o ciclo de compras. Por fim, uma frente de loja integrada em near real time com o backoffice, que possibilite atualizar dados de vendas, estoque, preços e meios de pagamento constantemente.

Para Joelma Vieira, head do Segmento de Atacado e Distribuição na Senior Sistemas, encontrar soluções que descompliquem os processos de um segmento tão abrangente como Atacado e Distribuição pode ser o gancho estratégico que o negócio precisa, especialmente quando miramos na eficiência operacional e no aumento das vendas.

“Gestão de estoque em tempo real: para evitar rupturas e otimizar o fluxo de mercadorias; Gestão de compras e previsão de demandas: que permitam tomadas de decisão mais estratégicas e competitivas; Controle financeiro unificado: que permite conciliação automatizada de contas a pagar/receber; e um módulo de compliance fiscal que permite atualizações automáticas de legislação tributária”, pontua. Tudo isso integrado a soluções de gestão de armazenagem e transportes.

Hélio Matsumoto, CTO da Rimini Street na América Latina, vai além na análise das funcionalidades mais críticas de um ERP para empresas de Atacado e Distribuição. “O que temos observado em nossos clientes é que o diferencial está na capacidade de o ERP se integrar com outros sistemas e permitir automação de processos – e hoje mais que nunca como fazer isso com AI.”

Também apontando que funcionalidades relacionadas à gestão de estoques em tempo real, precificação dinâmica, controle logístico e atendimento ao cliente são fundamentais, Matsumoto diz que estamos assistindo à consolidação da Inteligência Artificial como um motor de automação e eficiência. “O surgimento das chamadas agentic AIs — sistemas que não apenas analisam dados, mas tomam decisões e executam tarefas com autonomia – amplia exponencialmente o potencial de transformação digital nas operações.”

Ele cita casos como a Estée Lauder, que está expandindo o uso dos recursos de IA Generativa do Google Cloud para monitorar o sentimento e o feedback do consumidor em tempo real. A Marks & Spencer está implementando a visão computacional baseada em IA da SymphonyAI em dispositivos portáteis para visualização instantânea da conformidade com o programa de prateleiras das lojas. A Sephora utiliza diversos tipos de IA, incluindo processamento de linguagem natural, aprendizado de máquina e visão computacional, todos combinados para preencher a lacuna entre as experiências do cliente online e offline.

Para entregar todas estas possibilidades para os seus clientes, a Rimini Street assinou uma parceria estratégica com a ServiceNow que viabiliza uma camada de orquestração acima do ERP. Essa camada permite às empresas automatizar e gerenciar fluxos complexos – como processos fiscais, requisições internas e compliance – com maior flexibilidade, sem depender de personalizações onerosas no ERP. A ServiceNow se torna um hub operacional ágil, conectado com o ERP mas não limitado por ele.

Na mesma linha, Elói Assis, diretor-executivo para Varejo e Distribuição da TOTVS, afirma que o foco das funcionalidades críticas deve ser a eficiência operacional e a tomada de decisões. “A gestão de estoque, por exemplo, é fundamental para evitar tanto a falta de produtos, que pode levar à perda de vendas, quanto o excesso, que gera custos de armazenamento e obsolescência.”

Já a adequada gestão dos processos de compras e vendas permite otimizar o fluxo de mercadorias desde o fornecedor até o cliente final, melhorando a margem de lucro, reduzindo prazos de entrega e custos logísticos. “A análise de dados, por sua vez, transforma informações brutas em insights valiosos, auxiliando na identificação de tendências de mercado, na avaliação do desempenho de produtos e na definição de estratégias de precificação”, completa Assis.

Eficiência Operacional

Ainda quando aos benefícios dos sistemas ERP para o setor de Atacado e Distribuição, os especialistas apontam que a adoção dessas plataformas vai muito além da automação de tarefas: trata-se de uma transformação estrutural na forma de operar, decidir e crescer. Ao integrar áreas, padronizar processos e eliminar retrabalhos, o ERP se torna um verdadeiro catalisador da eficiência operacional.

De acordo com Marcelo Navarini, diretor do Bling, a eficiência operacional está diretamente ligada à organização e ao controle dos processos internos – e é exatamente aí que um ERP atua. “Para empresas que lidam com uma variedade de produtos, clientes e canais, a automação trazida pelo ERP faz toda a diferença. Ao centralizar atividades como controle de estoque, planejamento de compras e emissão de documentos fiscais, o ERP reduz erros, elimina tarefas repetitivas e libera o empreendedor para focar em ações estratégicas. Isso se traduz em uma operação mais enxuta, previsível e escalável – fatores fundamentais para quem quer crescer de forma sustentável.”

Essa visão também ganha apoio de Thiago Leão, diretor Comercial da Nomus Sistemas de Gestão. Ele lembra que, em um setor em que a margem de lucro costuma ser apertada e a agilidade é essencial, o ERP contribui diretamente para o ganho de eficiência. “O ERP automatiza tarefas repetitivas e integra setores como compras, vendas, financeiro e logística, evitando retrabalho e garantindo maior controle sobre a operação. A rastreabilidade de pedidos e produtos melhora significativamente, assim como a gestão de indicadores de desempenho (KPIs), permitindo ajustes mais rápidos em estratégias e processos”, explica.

Também segundo Gilmar Horácio, fundador e diretor da Smart Performance, o ERP impacta diretamente a eficiência operacional ao trazer controle, padronização e fluidez para os processos. “No setor de Atacado e Distribuição, onde o tempo de resposta e a precisão são cruciais, a automação de atividades como emissão de notas, separação de pedidos, gestão de crédito e monitoramento de entregas gera economia e melhora o nível de serviço.”

Essa eficiência – ainda segundo Horácio – vem tanto do controle interno quanto da integração entre áreas como vendas, logística, financeiro e estoque. “Quando bem implementado e conectado a outras tecnologias, o ERP permite que a empresa opere como um organismo único.”

Ainda sobre como a adoção de um ERP pode impactar a eficiência operacional neste segmento, Waldir Bertolino, CEO da Infor Brasil, acrescenta que ao adotar essas soluções, a organização não apenas aprimora o controle de estoques, compras e contas a pagar, mas também conquista visibilidade total sobre a execução dos processos internos, com a possibilidade de monitorar em tempo real o desempenho e a conformidade das operações. 

“Alertas automáticos sobre desvios, pendências e tarefas críticas eliminam a dependência de e-mails ou controles manuais, acelerando a tomada de decisão. As empresas podem reduzir até 30% o tempo de processamento de ordens e ainda viabilizar novos modelos de negócio, como kitting e assistência técnica”, afirma.

Para ele, quando bem implementado, um ERP pode gerar impactos diretos em indicadores de desempenho, como: 

• Redução de até 30% no tempo de processamento de ordens;

• Otimização dos níveis de estoque, mantendo a qualidade do serviço ao cliente;

• Viabilização de novos processos de negócios, como kitting, assistência técnica e modelos de atendimento mais avançados. 

“Além disso, a gestão orientada por processos e indicadores de desempenho (KPIs), com responsabilidades bem definidas, fortalece a governança e promove decisões mais rápidas, embasadas e estratégicas.” 

O tema eficiência operacional também é abordado por Omar Tabach, managing partner da TGT ISG. Ele observa que muitos sistemas têm décadas de uso e acabaram sobrecarregados por processos manuais. Nesse período, muitas atividades foram sendo ajustadas e acabaram se tornando manuais. “Nos assessments que fazemos, sempre encontramos excesso de planilhas e entrada manual de dados. Além disso, hoje já existe a possibilidade de automação com o uso de robôs.”

Assim, os principais ganhos de retaguarda, ou seja, de eficiência operacional, estão justamente nessas atividades manuais, na entrada de dados e no uso excessivo de planilhas, que geram erros e retrabalho.

Há, portanto, um grande potencial de ganho no back office. E também na operação. “O ganho operacional está fortemente ligado à acuracidade na gestão de estoques e à capacidade de ajuste rápido quando a realidade diverge do que foi planejado.”

Rosana Leticia Gomez Quintana, Retail CoE Director da Softtek, aponta que, no contexto do varejo, a adoção de um ERP é um fator estratégico para impulsionar a eficiência operacional em toda a cadeia de valor. “O sistema permite padronizar e automatizar processos críticos como reposição de mercadorias, gestão de preços, promoções, pedidos, controle de estoques, faturamento e logística. Essa automação reduz falhas manuais, elimina retrabalho e promove uma operação mais enxuta e coordenada entre lojas físicas, Centros de Distribuição e canais digitais.”

Além disso, o ERP consolida uma base única de dados com informações em tempo real, oferecendo visibilidade total das operações e apoiando decisões estratégicas sobre sortimento, alocação de produtos, giro de inventário e desempenho por loja ou canal. Isso permite ao varejista operar com mais agilidade, precisão e controle de custos, elevando a competitividade e o foco na experiência do cliente.

“É importante destacar que muitos ERPs robustos do mercado, como SAP, Oracle ou Blue Yonder, já incorporam algoritmos baseados em inteligência artificial, que viabilizam previsões de demanda mais precisas, otimização automática de estoques, ajustes dinâmicos de preços e identificação de padrões de consumo. Esses recursos também tornam a operação ainda mais inteligente, responsiva e resiliente.”

Adicionalmente, diz Rosana, esses ERPs contam com alta capacidade de processamento de grandes volumes de informação em tempo real, o que proporciona ao negócio ferramentas analíticas eficazes para reforçar a operação e realizar ajustes imediatos conforme necessário. “Quando a escolha recai sobre soluções especializadas por setor, como varejo, automotivo ou manufatura, os ganhos são ainda mais expressivos, uma vez que essas plataformas já vêm adaptadas com processos, funcionalidades e melhores práticas específicas do subsegmento, acelerando a adoção e maximizando o retorno sobre o investimento.”

Controle logístico

No universo dinâmico e desafiador do Atacado e Distribuição, manter o equilíbrio entre excesso e falta de estoque é um dos principais fatores de sobrevivência e crescimento.

A transformação digital, nesse contexto, tem no ERP uma de suas ferramentas mais estratégicas – não apenas para controle operacional, mas como pilar da eficiência logística e inteligência comercial.

“Estoque parado é prejuízo – e ruptura de estoque também”, resume Navarini, do Bling. Ele explica que, ao oferecer ferramentas que ampliam o controle e a visibilidade sobre os itens armazenados, o ERP ajuda justamente a manter esse equilíbrio.

A visibilidade e o controle em tempo real são pontos comuns nas análises dos especialistas. Leão, da Nomus, afirma que “o rastreamento por lote, validade, localização física e movimentações internas permite a adoção de estratégias como estoque mínimo, reposição automática e análise de giro dos produtos, o que reduz perdas e custos de armazenagem”. No lado logístico, ele ressalta que o ERP viabiliza a criação de roteiros de entregas, a gestão de transportadoras, o agendamento de cargas e a emissão automática de documentos fiscais e de transporte. “Com esses recursos integrados, a operação logística se torna mais eficiente, previsível e alinhada à demanda do mercado.”

Horácio, da Smart Performance, complementa: não se trata apenas de adotar um ERP, mas de conectar dados e sistemas para criar uma gestão integrada e escalável. Segundo ele, o ERP pode se integrar a sistemas como TMS, rastreamento de cargas, controle de entregas e roteirização, otimizando o SLA e reduzindo custos com devoluções ou entregas mal planejadas. Afinal, gestão de estoque e logística eficientes exigem visibilidade, previsibilidade e controle em tempo real – exatamente o que um ERP bem parametrizado e integrado proporciona.

Essa visão integrada também é destacada por Rosana, da Softtek. Ela aponta que os ERPs modernos oferecem controle unificado de estoque, movimentações, giro, localização e validade dos produtos. “Além disso, viabilizam o rastreamento de pedidos, a otimização de rotas e a sincronização entre armazenagem e transporte, aumentando a confiabilidade da cadeia de suprimentos”, destaca.

Já Bertolino, da Infor Brasil, vê nos ERPs um motor de inteligência e diferenciação competitiva. “Com IA e analytics embarcados, os sistemas fazem previsão precisa de demanda com base em históricos e variáveis de mercado, identificam padrões de comportamento de clientes, antecipam tendências de devoluções e cancelamentos e transformam dados operacionais em insights estratégicos. Isso permite compreender melhor o perfil e os hábitos do clientes, antecipar variações na demanda e tendências de mercado e otimizar processos logísticos, comerciais e de atendimento ao cliente”,explica.

A tecnologia, aliada a dados de qualidade, é o ponto central da análise feita por Tabach, da TGT ISG. Ele lembra que, antes, para realizar uma previsão de demanda, era necessário testar manualmente os efeitos casuais. “Hoje, com machine learning e IA, as próprias soluções conseguem mapear automaticamente esses fatores, tanto internos quanto externos, e identificar quais realmente impactam a previsão de demanda, melhorando consideravelmente sua acuracidade”, detalha.

O mesmo se aplica à gestão de estoques: algoritmos de machine learning são capazes de ajustar os níveis de estoque em tempo real, com base em dados atualizados e em padrões de comportamento detectados de forma contínua.

Além disso, quando há desvios significativos entre o planejamento e a execução, causados por fatores externos inesperados, essas ferramentas permitem uma tomada de decisão ágil: alteração de rotas, revisão de políticas de estoque, substituição de produtos, entre outras ações corretivas. “Hoje, temos um ferramental muito mais ágil e ‘cirúrgico’ para reagir às mudanças e manter a eficiência da cadeia de suprimentos.”

Tabach destaca ainda um aspecto crítico para o sucesso dessa abordagem: tudo isso só funciona se houver uma base de dados estruturada e confiável. “Ainda que a IA consiga operar com dados não estruturados, é essencial que, pelo menos, os dados estruturados estejam organizados, consistentes e sanitizados, garantindo que os algoritmos tomem decisões corretas e confiáveis.”

ERP e outras tecnologias

Se, no passado, o ERP era visto como o centro absoluto das operações, hoje ele assume um papel ainda mais estratégico: ser o cérebro de uma arquitetura digital conectada, capaz de integrar múltiplas tecnologias como WMS (gestão de armazéns), CRM (relacionamento com o cliente) e plataformas de e-commerce.

A integração desses sistemas não é mais um diferencial – é condição essencial para escalar, competir e inovar.

“O ERP deve funcionar como a espinha dorsal de uma arquitetura mais ampla e integrada, capaz de orquestrar todo o ecossistema digital da empresa”, afirma Matsumoto, da Rimini Street. Ele destaca que, no setor de Atacado e Distribuição, essa integração é ainda mais crítica. O sucesso operacional depende do alinhamento em tempo real entre os dados de estoque (WMS), comportamento de clientes (CRM), canais de venda (plataformas de e-commerce) e análises de desempenho (BI). “Um ERP isolado, por mais robusto que seja, não entrega o valor necessário se não estiver conectado a outras tecnologias”, reforça.

Nesse contexto, segundo o CTO da Rimini Street, a integração entre o ERP e esses sistemas especializados permite às empresas:

• Agilizar a cadeia logística, com sincronia entre pedidos, expedição e controle de estoques via WMS;

• Oferecer experiências personalizadas ao cliente, ao unir dados de vendas e marketing no CRM com o histórico de pedidos;

• Aumentar a eficiência comercial, por meio da automação de processos entre plataformas de e-commerce e o ERP (do pedido à nota fiscal);

• Tomar decisões melhores e mais rápidas, com dashboards de BI alimentados por dados atualizados e consolidados de múltiplas fontes.

“Por isso, defendemos uma visão modular e conectada de arquitetura de TI, onde o ERP é uma peça central, mas não única. O objetivo é claro: transformar sistemas em soluções de negócio. E isso só acontece quando a informação circula de forma confiável, integrada e inteligente.”

Para Halt, da B2Finance, o ERP atua como o “cérebro” da operação, centralizando dados financeiros, fiscais, contábeis e operacionais, enquanto as demais ferramentas especializadas ampliam a performance em áreas específicas. “Essa integração garante fluidez, eficiência e consistência nos processos. O WMS amplia a acuracidade logística; o CRM fortalece o relacionamento com o cliente; e a integração com plataformas de e-commerce evita rupturas, sincroniza estoque e garante faturamento correto.”

Ronei, da GestãoClick, compartilha uma visão semelhante e alerta para os ganhos estratégicos de integração. “Com um CRM integrado ao ERP, a abordagem comercial se torna mais consultiva, unindo dados financeiros e comportamentais. Já no e-commerce, essa sinergia evita divergências entre preços, pedidos e estoques.” No caso do WMS, mesmo quando não há integração nativa no ERP, ela é necessária para garantir que o estoque físico esteja sempre alinhado com o sistema.

“A sinergia entre essas soluções contribui para uma operação mais ágil, segura e competitiva, facilitando a tomada de decisões baseadas em dados e a adaptação a novos cenários de mercado”, completa.

A TOTVS também aposta fortemente nesse modelo interligado. Para Assis, “a integração permite controle de recebimento, armazenagem e expedição com o WMS; personalização do atendimento e aumento da fidelização com o CRM; e expansão de vendas com o e-commerce.” Tudo isso, segundo ele, culmina em uma visão 360° do negócio, facilitando a tomada de decisões estratégicas e impulsionando o crescimento da empresa.

“Na prática, esta integração garante que operemos com uma única versão da verdade em toda a empresa. Cada sistema tem sua especialidade: ERP governa finanças e obrigações fiscais; WMS otimiza operações internas de armazenagem e expedição; CRM sustenta relacionamento com clientes e estratégias comerciais; e e-commerce captura demanda digital.”
Quando esses sistemas conversam em tempo real – prossegue Rivas, da delaware Brasil – “eliminamos problemas críticos como overselling, garantimos o cumprimento dos níveis de serviço prometidos ao cliente e alimentamos modelos preditivos de demanda cada vez mais precisos.

Além disso, asseguramos rastreabilidade completa – requisito que tanto os grandes varejistas quanto o fisco brasileiro exigem cada vez mais. Em um mercado com margens decrescentes, esta integração se traduz diretamente em vantagem competitiva mensurável.”

Principais desafios

A adoção de sistemas ERP no setor de Atacado e Distribuição é um processo que envolve mais do que substituir planilhas ou integrar sistemas legados. Trata-se de uma transformação estrutural e cultural, que desafia empresas em múltiplas frentes – da gestão de estoques à capacitação de equipes, passando por adequações fiscais, migração de dados e quebra de paradigmas operacionais.

Segundo Halt, da B2Finance, a padronização de processos internos é uma das maiores barreiras. “Cada área tem uma rotina própria, o que exige uma revisão completa para garantir que tudo esteja alinhado com o ERP”, afirma. Ele ainda destaca a gestão de estoques como um ponto crítico, sobretudo em empresas com múltiplos Centros de Distribuição, alta rotatividade de produtos ou necessidade de rastreabilidade por lote ou número de série.

Há também o desafio da complexidade fiscal e tributária brasileira, que exige um ERP robusto, atualizado e corretamente parametrizado para evitar inconsistências e passivos. “Além dos aspectos técnicos, há ainda o fator humano: a resistência à mudança é comum, e a adoção de um ERP exige uma transformação cultural, com maior disciplina nos registros e uma visão mais analítica e orientada a dados por parte das equipes”, complementa o cofundador da B2Finance.

Essa visão é compartilhada por Matsumoto, da Rimini Street, que reforça que o ERP precisa estar alinhado à realidade operacional e fiscal da empresa. “O setor opera com margens e prazos apertados e grande volume de transações e variações fiscais regionais, o que exige uma solução altamente personalizada à realidade do negócio.”

Um dos principais desafios é, então, alinhar o sistema às especificidades do negócio, como múltiplos Centros de Distribuição, gestão de grandes volumes de SKUs e políticas comerciais complexas.

Para garantir que a implementação de um ERP traga ganhos reais de eficiência sem comprometer a operação, o orçamento e sem tornar a empresa refém do projeto por anos, ensina Matsumoto, é preciso analisar as ofertas dos fornecedores em detalhe e no contexto de mercado e tecnológico atual.

Afinal, segundo ele, no contexto dos dias de hoje, a combinação de pressões geopolíticas (como desglobalização e tarifas), orçamentos de TI mais restritos e o avanço da Inteligência Artificial e mudanças regulatórias – como a Reforma Tributária no Brasil – estão redesenhando a forma como empresas de Atacado e Distribuição estruturam suas estratégias de adoção de sistemas.

Para Joelma, da Senior Sistemas, a adoção de sistemas ERP em Distribuidoras e Atacadistas enfrenta alguns obstáculos que podem impactar o projeto inicial: Custos iniciais e ROI: o investimento em software, implantação do projeto e treinamento pode ser elevado, exigindo análise cuidadosa do retorno em longo prazo; Complexidade operacional: a integração de processos descentralizados e a gestão de estoques multicanais demandam sistemas altamente adaptáveis; Tempo de implementação: projetos mal planejados podem se estender por meses, impactando a operação.

“A definição precisa do escopo e a adoção facilitada dos sistemas é fundamental para evitar expansões não controladas que comprometem prazos e orçamentos”, completa Thiago Ferreira, head de Produto ERP também da Senior Sistemas.

Já Marques, da GestãoClick, chama a atenção para o grande volume de produtos, múltiplas tabelas de preços, condições comerciais diferenciadas por cliente e demandas logísticas específicas. Essa realidade exige um alto grau de organização nos cadastros e um mapeamento claro dos processos, para garantir que o sistema seja parametrizado de forma eficiente.

Outro fator crítico, ainda na visão do CEO da GestãoClick, é a transição de controles manuais, ainda muito presentes nesse setor, para processos automatizados. Com a implementação do ERP, há uma quebra de paradigma, especialmente em equipes acostumadas com planilhas ou controles informais. “Afinal, a mudança exige certo treinamento, além de uma liderança comprometida com a transformação digital. O sucesso da implementação depende diretamente da capacidade da empresa de revisar processos e preparar sua equipe para operar de forma estruturada.”

Outro aspecto crítico é a migração de dados. “Imagine transferir anos de informações de diferentes sistemas legados para uma única plataforma. Por isso é essencial haver um planejamento detalhado para evitar a perda de dados cruciais, como históricos de clientes, informações de produtos e dados financeiros”, completa Assis, da TOTVS.

Além disso, a customização do ERP para se adequar às necessidades específicas de cada empresa pode ser um processo complexo e custoso. Um distribuidor de alimentos, por exemplo, pode ter requisitos diferentes de um atacadista de eletrônicos, exigindo adaptações no sistema para gerenciar adequadamente seus respectivos estoques e processos. “Nesse contexto, o ideal é buscar um ERP que já seja especializado para os segmento Atacadista-Distribuidor, e que já esteja preparado nativamente para atender suas especialidades, evitando custosas customizações, que são caras de implantar e, mais ainda, de manter”, completa o diretor-executivo para Varejo e Distribuição da TOTVS.

Finalizando, Rivas, da delaware Brasil, observa quatro desafios fundamentais. Primeiro, a gestão de preços: contratos complexos, rebates e campanhas regionais precisam ser calculados instantaneamente para proteger as margens, que já são naturalmente apertadas no varejo.

O segundo desafio é a gestão integrada de estoques distribuídos. “Precisamos garantir que as lojas e os canais digitais tenham visibilidade completa e em tempo real da disponibilidade de produtos. Quando isso falha, acabamos com capital parado em um depósito ou loja, enquanto perdemos vendas em outro – um cenário que nenhum CFO tolera.”

Em terceiro lugar, prossegue Rivas, um grande desafio para os varejistas é a integração fluida entre os diversos canais de venda – físico, e-commerce, marketplace e mobile. A complexidade está em garantir que o ERP centralize e sincronize informações em tempo real, como estoque, pedidos, entregas e dados de clientes, proporcionando uma experiência de compra unificada e consistente. “Sem essa integração eficaz, o varejista corre o risco de enfrentar rupturas de estoque, atrasos logísticos, falhas na comunicação entre canais e perda de fidelização do cliente.”

Por fim, Rivas destaca o desafio permanente da legislação fiscal brasileira. Qualquer erro de parametrização paralisa o faturamento e gera multas significativas. Com a reforma tributária em andamento, este ponto exige atenção redobrada de qualquer operação.

Erros na implementação

ERPs são soluções estratégicas que incorporam conhecimento especializado na execução de processos de negócios, promovendo padronização, controle e eficiência operacional. No entanto, a efetividade da implementação está diretamente relacionada à forma como o projeto é conduzido. 

Na visão de Bertolino, da Infor Brasil, para garantir o sucesso, e não incorrer em erros, é fundamental considerar fatores críticos que, quando negligenciados, tornam-se causas comuns de falha: 

• Gestão de mudanças estruturada, com redefinição de responsabilidades e adaptação dos processos internos às novas dinâmicas trazidas pelo sistema. 

• Engajamento da equipe decisória da empresa, capacitada para analisar impactos e tomar decisões rápidas sobre ajustes e redefinições. 

• Atuação ativa dos executivos da organização, do fornecedor de ERP e da consultoria implementadora, especialmente em momentos de impasse ou mudanças estratégicas. 

• Qualidade e integridade dos dados, com higienização prévia e validação rigorosa para garantir que o novo sistema opere com informações confiáveis desde o início. 

• Definição clara de escopo, responsabilidades, expectativas e cronograma, evitando desalinhamentos ao longo do projeto. 

“Com uma abordagem estruturada e o envolvimento das partes certas, a implantação do ERP deixa de ser apenas um projeto de tecnologia para se tornar um catalisador de transformação organizacional”, acentua o CEO da Infor Brasil.

Rosana, Softtek, também vê nas falhas de engajamento do negócio e das áreas usuárias um dos principais fatores de fracasso.

Entre os erros mais recorrentes em projetos de ERP, destacam-se, segundo ela:

• Falta de envolvimento ativo do negócio em todas as fases; é fundamental reforçar que projetos de ERP são, antes de tudo, projetos de negócio, e não apenas de TI;

• Baixo engajamento das áreas usuárias;

• Ausência de um planejamento estruturado e detalhado;

• Escolha inadequada do parceiro de implementação;

• Subestimação da importância da gestão da mudança (change management);

• Excesso de customizações que comprometem a escalabilidade e a manutenção do sistema;

• Escolha incorreta da solução tecnológica;

• Adoção limitada do padrão e das melhores práticas oferecidas pela solução;

• Ausência de uma arquitetura geral com visão end-to-end da operação e dos processos críticos.

“A mitigação desses riscos exige uma abordagem holística: definição clara dos objetivos estratégicos, forte patrocínio executivo, envolvimento multidisciplinar desde a fase de diagnóstico, escolha criteriosa de uma solução e de um parceiro com expertise no segmento, além de um plano robusto de capacitação, comunicação e gestão da mudança. A maximização do valor do ERP está diretamente ligada à sua correta implementação e ao alinhamento contínuo com os objetivos do negócio”, diz a Retail CoE Director da Softtek.

Tabach, da TGT ISG, traz à tona outro erro crítico: a má preparação dos dados. “Um novo sistema exige dados consistentes, organizados e prontos para uso. Isso implica um trabalho prévio, muitas vezes negligenciado, de análise da qualidade, limpeza, estruturação e sanitização das informações. Essa etapa deve começar muito antes da implementação ou, no mínimo, ocorrer em paralelo, sob o risco de comprometer todo o projeto.”

Tabach também alerta para a escolha equivocada do parceiro de implementação: “Optar por um integrador apenas pela reputação ou porte da empresa, sem avaliar sua familiaridade com o setor específico do cliente, pode ser um grande equívoco. É essencial que o parceiro conheça profundamente o contexto e as particularidades do segmento. No caso de Atacado e Distribuição, por exemplo, entender as nuances operacionais da cadeia é o que permite explorar ao máximo os recursos da solução.”

E aqui vale um alerta extra do managing partner da TGT ISG: estamos vivendo um verdadeiro tsunami de implementações. Isso vai gerar uma escassez significativa de profissionais qualificados. Por isso, é essencial que os líderes do lado do cliente avaliem com cuidado a estrutura do parceiro: quantos profissionais certificados ele realmente tem? Qual será o time efetivamente dedicado ao projeto? Qual é a capacidade real de entrega? Esses pontos não podem ser ignorados, porque vai faltar recurso em todas as camadas.

O terceiro e talvez mais subestimado erro é a falta de preparo das pessoas, completa Tabach. “Esse é um clichê que continua sendo atual. Quando a equipe não é envolvida desde o início, os processos tendem a ser desenhados com base no funcionamento antigo, bloqueando a adoção das melhorias que o novo sistema pode oferecer. É fundamental que os colaboradores estejam engajados, dispostos a abandonar práticas ultrapassadas e abertos a redesenhar os processos à luz das novas tecnologias.”

Além disso, é imprescindível investir em treinamento e alinhamento com o novo modelo. Caso contrário, os usuários seguirão esperando que o sistema novo opere como o antigo, e isso anula ganhos em automação, inteligência e agilidade na tomada de decisão.

Navarini, do Bling, chama atenção para outro problema recorrente: encarar a implementação do ERP como um simples passo técnico, e não como parte estratégica do crescimento da empresa. Essa visão limitada leva à falta de planejamento, à subestimação da complexidade dos processos internos e à baixa participação das equipes envolvidas. Para evitar esses obstáculos, é fundamental mapear as necessidades da empresa, envolver as áreas operacionais e administrativas e definir um plano de transição com prazos, metas e suporte técnico adequado. “Um ERP é uma ferramenta poderosa – mas sua eficácia depende de como ela é implantada e utilizada no dia a dia do negócio”, acentua o diretor do Bling.

Resistência na transição

“É bastante comum haver resistência por parte das equipes operacionais durante a transição para um sistema ERP, especialmente quando elas estão acostumadas a controles manuais ou a sistemas legados com menos rigor e automação. E essa resistência pode se manifestar por meio de insegurança, baixa adesão ou até mesmo atrasos na execução de tarefas no novo sistema”, afirma Halt, e da B2Finance.

Para ele, a chave está em envolver os colaboradores desde as etapas iniciais do projeto, explicando de forma clara os benefícios práticos da mudança e como o novo sistema pode facilitar o dia a dia. Investir em capacitação contínua é indispensável, garantindo que os usuários se sintam preparados e confiantes.”

A resistência é humana – e previsível, avalia Rivas, da delaware Brasil. Ele adota uma abordagem pragmática: treinamento hands-on em ambientes que simulam o dia a dia real. “Nada convence mais do que a experiência direta. Além disso, promovemos quick wins, visíveis para todos – como o aumento mensurável da acuracidade de estoque em um CD piloto – e mantemos KPIs públicos como OTIF e taxas de devolução em painéis acessíveis a toda equipe.”

Para os responsáveis pela operação das lojas, é indispensável dedicar um tempo e esforço maior de treinamento e capacitação. As equipes de lojas costumam acumular diversas funções dentro da operação do dia a dia, portanto, o conhecimento e a prática com as novas soluções devem ser treinados ao máximo.

“A transformação de atitude acontece quando o operador percebe concretamente que tarefas manuais repetitivas são eliminadas e ele passa a contribuir em decisões de maior valor para o negócio. É nesse momento que a resistência se converte naturalmente em adesão e até em advocacy pelo novo sistema”, destaca Rivas.

Ferreira, da Senior Sistemas, acredita que o sucesso depende da adoção facilitada e de uma experiência fluida. “O software precisa ter onboarding integrado. E mais: “importante garantir que durante o projeto de implantação de um ERP haja envolvimento de lideranças, que devem atuar como embaixadores da mudança; treinamento imersivo que simule cenários reais; e canais abertos para ajustes durante a implementação”. Essa visão é compartilhada por Marques, da GestãoClick, que destaca o papel da liderança como agente transformador. “A equipe teme perder autonomia ou enfrenta dificuldades com novas tecnologias. Treinamento prático e contínuo, comunicação transparente e líderes que mostrem na prática os ganhos são decisivos para transformar o ERP em uma ferramenta valorizada.”

A liderança, aliás, aparece como fator crítico também para Assis, da TOTVS. Para ele, o patrocínio do CEO é essencial para que o projeto não seja contaminado por pressões internas que buscam manter o status quo. “É preciso deixar claro os objetivos estratégicos da mudança e evitar customizações que apenas perpetuam velhas práticas, aumentando o custo do projeto enquanto minam os objetivos que levaram ao projeto em primeiro lugar.”

Matsumoto, da Rimini Street, reforça que uma mudança dessa magnitude afeta profundamente hábitos enraizados, e que só se vence essa barreira com planejamento minucioso e diálogo constante. “Nossa experiência mostra que o sucesso na transição passa por uma abordagem de mudança orientada por valor, muita conversa com todas as áreas de negócios afetadas através de um plano de comunicação inclusivo e obviamente um planejamento minucioso de todas as etapas de transição.”

Participantes desta Matéria

B2Finance – É especializada em terceirização de serviços Contábeis, Fiscais, Financeiros e de Folha de Pagamentos. Implementa os principais softwares de gestão empresarial do mercado e oferece serviços de BPO, com informações integradas ao ERP dos clientes.

Bling – É um sistema de gestão (ERP) pertencente à LWSA, voltado para micro e pequenas empresas, que oferece soluções como emissão de notas fiscais, controle de estoque, serviços de logística, integração com marketplaces e plataformas de e-commerce.

GestãoClick – É uma empresa dedicada a ajudar MEIs e pequenos negócios a melhorar processos e produtividade. Seu sistema de gestão empresarial oferece soluções práticas para o sucesso empresarial.

delaware Brasil – Especializada em consultorias, implementações, sustentações e inovações tecnológicas em diversos setores.

Infor – Líder global em software empresarial especializado no setor, baseado na nuvem. Desenvolve soluções de ponta a ponta para os setores em que operam, incluindo manufatura industrial, distribuição, saúde, alimentos e bebidas, automotivo, aeroespacial, defesa e alta tecnologia.

Nomus Sistemas de Gestão – Especializada no desenvolvimento de sistemas de gestão ERP e PCP voltados para o setor industrial. Seu principal produto, o Nomus ERP Industrial, oferece uma solução completa e integrada para as necessidades específicas de pequenas e médias indústrias.

Rimini Street – Uma empresa Russell 2000®, é uma provedora global de produtos e serviços de software corporativo e a principal fornecedora de suporte independente para produtos de software Oracle, SAP e VMware.

Senior Sistemas – Oferece um portfólio completo que abrange todas as etapas da cadeia produtiva em setores estratégicos da economia, como Agronegócio, Atacado e Distribuição, Construção, Indústria e Logística.

Smart Performance – Empresa que tem uma plataforma all-in-one para o trade marketing e o PDV, fazendo a ponte entre as indústrias e o ponto de venda.

Softtek – Multinacional especializada em serviços de TI. Implementa soluções digitais por meio de sua plataforma.

TGT ISG – Empresa que atua em duas vertentes do conhecimento: Consultoria e Pesquisa. Em 2017, firmou parceria com a empresa norte-americana ISG, proporcionando aos seus clientes acesso a metodologias e bases de dados globais. A TGT é a representante exclusiva da ISG no Brasil.

TOTVS – Líder em sistemas e plataformas para empresas. Oferece tecnologia completa para digitalização dos negócios por meio de três unidades de negócio: Gestão, com sistemas para automatizar processos das atividades fim e do backoffice da operação; Techfin, com serviços financeiros personalizados por meio dos seus sistemas; e RD Station, com soluções para as empresas venderem mais e crescerem.