A logística hospitalar tem papel estratégico na continuidade do atendimento médico, especialmente em instituições que lidam com tratamentos complexos e alto consumo de insumos. No Instituto Mário Penna, hospital mineiro especializado em oncologia, uma transformação iniciada há cerca de dez anos vem alterando profundamente a forma de gestão da cadeia de suprimentos, com foco em eficiência operacional, controle de estoques e integração tecnológica. A mudança foi realizada em parceria com a GTPLAN, empresa especializada em tecnologia SaaS para Supply Chain hospitalar.

Diferentemente de outros setores econômicos, onde atrasos logísticos podem gerar apenas impactos financeiros ou operacionais, na área da saúde a indisponibilidade de um insumo pode comprometer diretamente tratamentos médicos. Foi a partir dessa realidade que o Instituto iniciou um processo estruturado de modernização de sua gestão de suprimentos hospitalares, incorporando tecnologia, automação de processos e novos modelos de planejamento.

Desde o início da parceria, a instituição passou a registrar ganhos relevantes de eficiência. Entre os resultados apontados está a redução significativa dos níveis de estoque, além de melhor gestão do fluxo financeiro. De acordo com dados do hospital, a combinação de revisão de processos, automação e novas parcerias projeta um ganho de eficiência financeira global entre 20% e 30% sobre o volume total transacionado.

Atualmente, a operação logística da instituição utiliza a tecnologia da GTPLAN de forma integrada em diversas etapas da cadeia de suprimentos. O sistema conecta planejamento de compras, reposição de estoques, cotações eletrônicas, logística reversa e conferência automatizada de notas fiscais, ampliando a visibilidade e o controle sobre o abastecimento hospitalar.

“Transformar a gestão de suprimentos é transformar a própria forma de cuidar. Quando a tecnologia garante que o insumo certo chegue no momento exato, o paciente é o maior beneficiado. Essa foi a essência do nosso projeto com a GTPLAN”, afirma Heleno Silvestre, coordenador de Suprimentos do Instituto Mário Penna.

Logística hospitalar e digitalização do Supply Chain

O processo de transformação começou entre 2015 e 2017, quando o hospital integrou seu ERP hospitalar a um sistema avançado de planejamento. Para estruturar a aquisição de materiais e medicamentos, foi adotada a metodologia MRP (Manufacturing Resource Planning), tradicionalmente utilizada na indústria para planejamento de produção e gestão de estoques. Segundo Silvestre, os efeitos foram rapidamente percebidos na gestão financeira e operacional do hospital.

“Os resultados foram imediatos e impactantes, especialmente no fluxo de caixa, que em apenas seis meses de operação reduzimos em mais de 20% o valor financeiro total do estoque. Nós eliminamos o excesso de ‘dinheiro parado’ em prateleiras sem comprometer a segurança assistencial, comprovando que eficiência financeira e segurança operacional caminham juntas. Além disso, o Nível de Serviço na disponibilidade de medicamentos, quimioterápicos e materiais hospitalares aumentou de 93% para 99%.”

Na etapa seguinte, entre 2018 e 2020, o Instituto implementou o DRP (Distribution Requirements Planning) nas farmácias satélites, automatizando os processos de reposição de insumos e estruturando um modelo de logística reversa interna, que permite redistribuir excedentes entre unidades do hospital. Com isso, foi possível reduzir compras desnecessárias e melhorar o equilíbrio dos estoques.

A partir de 2021, a instituição também passou a atuar diretamente na digitalização do processo de compras. O hospital tornou-se key user na criação de uma plataforma de cotação eletrônica B2B, integrada ao sistema de gestão, tornando-se o primeiro hospital brasileiro a adotar esse modelo.

Com a implementação do conceito de Supply Chain 4.0, a área de suprimentos passou a operar com maior integração entre tecnologia, processos e pessoas, substituindo rotinas manuais baseadas em planilhas e e-mails por fluxos automatizados.

“Estamos falando de eficiência real, mensurável. O que antes era controlado por planilhas manuais e e-mails, hoje acontece de forma automática e estratégica”, afirma Silvestre.

Os resultados dessa transformação incluem ganhos relevantes em negociações e gestão de estoques. Nas negociações conjuntas realizadas no Projeto Hinova, foi registrada economia de até 30% em itens negociados, resultado da unificação de volumes e da parceria estratégica entre participantes.

Já o modelo de reposição baseado em DRP aumentou em 82% a assertividade do estoque nas unidades satélites e farmácias, além de reduzir em quase 90% os casos de excesso de estoque, ampliando significativamente o número de itens mantidos no nível considerado ideal.

A digitalização também alterou a rotina operacional das equipes. Processos antes realizados manualmente passaram a ocorrer de forma automatizada e integrada, permitindo que os profissionais se concentrem mais em atividades analíticas e estratégicas.

“Quando unimos inovação tecnológica à sensibilidade do setor de saúde, criamos soluções que realmente transformam. O Instituto Mário Penna acreditou na nossa visão e essa parceria se tornou um exemplo de como a digitalização pode salvar vidas de forma indireta, ao dar agilidade e segurança aos processos”, finaliza Glaucio Dias, cofundador da GTPLAN.