Falar sobre a seleção de uma tecnologia para gestão de um armazém envolve vários fatores, desde a infraestrutura disponível, a tecnologia utilizada até os planos estratégicos da companhia para os próximos cinco ou dez anos. Voltando um pouco no tempo, percebermos que a forma como as empresas atendiam seus clientes e como o consumidor adquiria mercadorias foi evoluindo no decorrer das décadas.
No século XIX, ainda no período colonial, compravam-se poucas quantidades no balcão de armazéns ou mercearias próximas à residência do freguês. A partir da 2ª metade do século 20, o consumidor passou a ter a liberdade de escolher sozinho as suas próprias mercadorias, mas ainda fazia compras próximo a sua residência.
A partir de 1995 surge o e-commerce no Brasil e, com ele, novas perspectivas para empresas e clientes e novas formas de se fazer negócio. Embora por muito tempo o e-commerce tenha sido apenas um incremento das vendas do varejo, mudanças estruturais foram feitas como o aumento do sortimento de produtos oferecidos, a possibilidade de comprar produtos de outras regiões e países, etc., mas o mais importante está relacionado à construção dos futuros mercados consumidores, já que as novas gerações cresceram conhecendo a nova forma de fazer negócios.
O teste definitivo aconteceu com a pandemia do Coronavirus em 2019, quando o consumo pela internet tomou proporções exponenciais, permitindo que os negócios crescessem mesmo em um período tão adverso. Hoje, o e-commerce representa uma fatia considerável da receita das maiorias de redes varejistas e os consumidores estão cada vez mais exigentes quanto ao sortimento, à qualidade dos produtos e ao prazo de entrega.
Os Centros de Distribuição tornaram-se peças fundamentais nesse jogo estratégico e competitivo e modelos mais compactos foram surgindo para dar suporte aos CDs, como os CDs avançados, os hubs, as dark stores, entre outros. Para que essa orquestra tão complexa funcione de forma precisa, equilibrada e com a capacidade de manter a unidade é necessário um maestro chamado WMS. Um sistema de gestão do armazém ou Warehouse Management System, em inglês. Esse superssistema garante o controle de toda entrada, movimentação e saída das mercadorias no CD, convoca as equipes para as tarefas operacionais fundamentais, faz a gestão das datas de expiração dos produtos, comunica-se perfeitamente com outros sistemas, transferindo dados e informações, entre outras funcionalidades. O WMS controla tanto as operações de B2B quanto de B2C.
Depois dessa retrospectiva fica um questionamento: como adquirir um WMS? Mudanças precisam ser feitas? Todos os softwares disponíveis no mercado são iguais?
Para que esses questionamentos sejam respondidos, um processo minucioso precisa ser executado com etapas de autoconhecimento e de definição das perspectivas para o futuro e vários fatores serão considerados no decorrer do processo de seleção do WMS e várias passos serão seguidos para que seja escolhido o WMS mais aderente ao negócio da empresa e ao futuro planejado.
Conhecer bem como cada fase da operação funciona é o início do processo de seleção do WMS. O mapeamento de como é feito o recebimento de mercadorias, a estocagem dos produtos, o abastecimento do picking, a separação dos pedidos, a expedição dos volumes, o carregamento dos veículos no CD é uma das etapas, com ênfase em quais controles são necessários, quais são as peculiaridades de capa processo, qual o perfil da mão de obra, quais os recursos e a infraestrutura disponíveis, dentre vários outros. Diante desse leque de questões, traça-se o processo futuro de como cada etapa deverá ser desenvolvida com a atuação do sistema e, a partir disso, elabora-se uma lista de requisitos imprescindíveis, importantes e desejáveis para que os objetivos sejam alcançados e para que as metas sejam atingidas.
Buscar empresas no mercado para participar da seleção do WMS não é tarefa fácil: o mercado de softwares de gestão de armazéns é vasto e existem desde megassistemas internacionais até sistemas simples ou modulados que podem ser adquiridos em partes. Diante da vastidão de possibilidades, o apoio de uma consultoria especializada é fundamental para auxílio na seleção dos candidatos e na escolha do melhor sistema para a empresa.
Vencida essa etapa, todas as funcionalidades serão enviadas aos candidatos que estejam participando do BID. Todas as linhas de requisitos sistêmicos serão respondidas pelas empresas, de forma objetiva, com sim, fazemos, ou não fazemos, e de forma mais detalhada, como não fazemos, mas podemos desenvolver ou customizar. Todas essas respostas serão avaliadas e pesos serão estabelecidos para garantir a matriz de comparabilidade entre os candidatos. Ganhará a competição o sistema que for capaz de melhor atender aos requisitos técnicos, que tiver a estrutura mais robusta, que propor os prazos de desenvolvimento mais coerentes e que possua os preços mais competitivos. Os planos estratégicos de futuro da empresa também serão fundamentais para garantir que o melhor WMS seja escolhido. A fase de implantação do WMS é assunto para outro artigo.
