INTRODUÇÃO

Um dos grandes desafios enfrentados atualmente pelas organizações refere-se ao balanceamento dos estoques, em termos de produção e logística, com a demanda do mercado e o serviço ao cliente. A gestão dos estoques é elemento imprescindível na agenda dos administradores. Ela deve ser administrada eficientemente. O estoque é um pulmão que regula o fluxo de mercadorias e toda a cadeia sofre se não for adequadamente gerenciado.

Muito se tem comentado sobre as pressões que os estoques excessivos representam para a lucratividade das organizações. É evidente que toda organização deve estabelecer e manter uma estratégia adequada para administrar o estoque. Uma estratégia bem aplicada e bem conduzida, além de minimizar custos, assegurará o desempenho apropriado dos diferentes processos e funções empresariais.

Controles não adequados podem levar a organização a possuir elevados estoques, incorrendo em altos valores de investimento. Em contrapartida, a manutenção de estoques insuficientes trará consequências drásticas à cadeia de abastecimento, afetando recursos e serviços.

Nem todas as empresas dão a devida importância aos estoques. Em um mundo onde falamos de inovação, tecnologias voltadas para a logística 4.0 e mesmo sistemas de gestão de transportes e de armazéns, fazer a gestão dos estoques se mantém como algo absolutamente importante. Mas quais são as funções dos estoques?

ESTOQUES E LOGÍSTICA

A logística de uma forma geral envolve estoque, já que sua função primordial é armazenar e transportar. Portanto administrar estoques é função essencial para evitar faltas e excessos mal calibrados.  A importância que os gestores dão para o estoque pode ser determinante para a lucratividade da organização, uma vez que afeta a relação do nível de serviço oferecido para o cliente e que muitas vezes, mesmo não sendo mensurável e tangível em termos financeiros, pode acarretar sérios danos à organização.

Mas afinal de contas o que é estoque? Objetivamente definindo, estoque é a conversão de capital líquido em mercadoria. E no momento que isso ocorre os custos começam a aparecer. É o preço de compra, a movimentação, a armazenagem, recursos para fazer gestão e operação, espaço de armazenagem, seguro, custos de fabricação, equipamentos entre outros. Os estoques equilibram a oferta e a demanda.

O CUSTO DA INDISPONIBILIDADE

No entanto, outros custos são atrelados à existência ou inexistência dos estoques. Por exemplo, o custo da indisponibilidade de estoque. Caso não tenha mercadoria disponível para atender a uma demanda de mercado a organização deixa de ter uma receita. Tal situação pode levar a situações múltiplas.

O não vender corresponde a uma medida tangível de não entrada de receita. No entanto, atrelado a este fator existe a insatisfação do consumidor ou do cliente. E aí podem existir desdobramentos também intangíveis conectados aos níveis de serviço e à insatisfação daquele que está em busca da mercadoria. Logicamente, vai depender da transação, do momento, da urgência, da necessidade. Mas tal circunstância pode levar a situações que envolvem até mesmo troca de fornecedor ou de produto.

O ponto chave aqui é entender o mercado e compreender que os clientes e consumidores estão cada vez mais exigentes. As frustrações devem ser evitadas a qualquer custo. No comércio eletrônico, as distorções de atendimento e “fulfillment”, permite fugas e perdas de clientes para diferentes plataformas disponíveis e facilmente acessíveis.

O EXEMPLO DA CAIXA D´ÁGUA

A caixa d’água é um exemplo característico para demonstrar a necessidade dos estoques. A velocidade de consumo é diferente da velocidade de abastecimento. A formação do estoque é uma segurança com relação ao abastecimento ou a um consumo superior ao previsto. As taxas são diferentes. Não são contínuas e homogêneas. Por isso a boia tem uma função fundamental para garantir o nível do estoque. Quando atinge o nível, o reabastecimento acontece automaticamente.

A gestão dos estoques empresariais é esta boia da caixa d’água com uma complexidade aumentada, pois demanda negociação, tamanho de lote, disponibilidade de transporte, descarga, espaço de armazenagem e por aí vai. O estoque regula o fluxo que envolve toda a cadeia de valor.

Vamos pensar na dinâmica dos estoques em algo que nos é muito comum. Fazer a revisão de um automóvel numa concessionária ou oficina credenciada. A não existência de uma peça, que pode ser algo bastante comum, pode gerar atrasos e deixar o cliente sem o veículo por horas ou dias. O atraso na liberação do veículo irá seguramente gerar insatisfação que pode inclusive afetar o próximo ciclo de revisão ou mesmo de compra daquela marca de automóvel.

Aqui já estou extrapolando o aspecto operacional de estoque ou mesmo de finanças. Já é um impacto na marca, vendas, no marketing. Portanto, a falta de estoque afeta o produto e todas as ações atreladas a ele. Não apenas os aspectos logísticos. É muita miopia achar que problemas de estoque afetam apenas a operação ou a parte financeira. Causa impacto no desempenho da organização e nos negócios.

FALANDO DE CURVA ABC

Muitas vezes as organizações focam os itens da curva A. De certa forma, a preocupação faz sentido uma vez que são itens mais estratégicos, possuem maior custo e eventualmente possuem mais dificuldade de obtenção.

No entanto é preciso ter em mente que o nível de serviço do produto não está atrelado apenas e tão somente a itens da curva A, mas ao contexto de um produto. E cá entre nós, aquele componente baratíssimo da curva C ou D – uma arruela, para exagerar – que está indisponível e que por decorrência não permite finalizar o produto pode estar gerando impacto na satisfação do cliente ou nas demandas da cadeia.

Tornar a mercadoria disponível requer uma importante gestão dos estoques. Em todos os sentidos. Em todos os itens. Seja ele A, B ou C. Os conflitos internos com interesses diferenciados devem ser resolvidos. É saudável ter a área de finanças preocupada com estoques excessivos e vendas, por exemplo, estra com a atenção voltada para a disponibilidade. Esta junção de ideias, planos, objetivos, estratégias, indicadores e fatores dão a organização o tom adequado e a importância da boa gestão.

As funções embora independentes não devem atuar em silos, mas integrar as decisões mais importantes na busca do equilíbrio e do que é bom para a organização como um todo.

O GESTOR DOS ESTOQUES

O gestor dos estoques – gerente, supervisor, coordenador – tem objetivos importantes e sua função passa pela habilidade em manter um nível de estoque adequado e que satisfaça o equilíbrio financeiro.

É importante que o administrador dos estoques carregue a percepção de que o material que está sendo visto é capital investido. É dinheiro. Por outro lado, ter políticas bem definidas de níveis de cobertura e de segurança dos estoques, sejam eles insumos, embalagens, intermediários ou acabados, permite estabelecer níveis adequados para atender a perspectiva da demanda e dos custos de capital de trabalho.

As condições de sazonalidade, de prazos de entrega, importação, de disponibilidade ou mesmo situações oportunísticas, por exemplo, devem ser levados em consideração.

PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DE ESTOQUES

Quando pensamos em estoque existem alguns fatores que precisam ser considerados. Por exemplo, a sazonalidade nos leva a pensar em possíveis antecipações ou períodos específicos como o caso de árvores de Natal, ovos de Páscoa, material escolar para citar alguns. E são situações que não mudam. E nem dá para fazer investimentos ou promoções em outras épocas do ano. Ninguém vai vender ovos de Páscoa no Dia dos Namorados ou árvores de Natal no Dia das Mães.

A produção destes itens passa por um planejamento e programação importante e por antecipação. Pois é assim que ocorre o consumo e afeta toda a cadeia. Internamente e externamente. O grande problema dos produtos sazonais é a previsibilidade. Tanto para mais como para menos. Excesso de otimismo pode levar a um alto estoque e vendas não compatíveis. Itens perecíveis são ainda mais complexos, pois seguramente ocorrerão as perdas.

Mercadorias não perecíveis e transformadas podem não ser vendidas, mas podem ser armazenadas para o próximo período ainda que o fluxo financeiro seja afetado. Por outro lado, as vendas superiores ao projetado e produzido leva a uma perda de receita. Embora seja um problema bom de se ter, poderia vender mais.

Uma característica importante para a gestão dos estoques é o seu nível de proteção às oscilações. O conhecido estoque de segurança. Demandas estáveis e fornecimento estável não requer muita atenção. No entanto, mercadorias que possuem forte oscilação de demanda e baixa confiança nos prazos de entrega exigem maior foco. Precaver e tomar cuidado com algumas situações de mercado é importante, para não causar impactos de fornecimento e abastecimento. O tamanho do lote é uma variável importante nesta gestão e deve ser considerado em toda a operação, seja na compra, no manuseio ou na armazenagem.

VISIBILIDADE DOS ESTOQUES

Um outro aspecto que quero trazer é sobre a visibilidade dos estoques. Muitas vezes os gestores administram às cegas, sem saber o que foi comprado, o que está em trânsito, o que está prometido e não entregue e assim por diante. Administram apenas o físico interno ou o que se vê. Isto vale para o inbound e outbound.

É fundamental ter visibilidade de tudo o que acontece na cadeia. Estoque é estoque. E a partir do momento em que ocorre o pedido, os custos estão acontecendo. Esteja no fornecedor, em trânsito ou dentro de casa. Portanto é inteligente fazer a gestão holística. Enxergar o que existe dentro e fora da organização.

ESTOQUES: OUTROS ASPECTOS

Algumas empresas tiveram a perspicácia de prever o que poderia acontecer durante a pandemia e buscaram oportunisticamente antecipar os estoques, aproveitando a situação e protegendo-se contra as flutuações financeiras, cambiais e de demanda. Uma excelência buscada por algumas organizações é a otimização de custos de transporte aproveitando melhor a movimentação e, portanto, trazendo especial atenção para a cubagem de containers e veículos outros.

CONCLUSÃO

No final é importante entender que a gestão dos estoques é extremamente estratégica e deve ser considerada como tal. Dilema, ou não, a verdade é que estoque não é apenas uma simples operação. Uma visão holística e de posicionamento de mercado deve ser levada a cabo considerando as diferentes facetas que conectam os estoques, bem como as áreas envolvidas e seus interesses.

Colocar a experiência do cliente como determinante nas definições estratégicas é uma iniciativa louvável e necessária também na área de estoques. A disponibilidade de mercadoria afeta a imagem e reputação em todos os segmentos.

Fico por aqui. Ao infinito e além. Que a força esteja conosco. Estou no Linkedin. Me procure por lá e vamos trocar ideias. É sempre saudável! Você me acha neste link:  https://www.linkedin.com/in/paulobertaglia/ e me acompanhe também na Prosa com Bertaglia, o meu canal do Youtube: https://bit.ly/3BKHjJM. Nos vemos por aí; no mundo virtual e quem sabe no presencial.

Excelente 2023 com muita paz.