Quem nunca passou por desafios profissionais denominados “Novos Projetos” que, em tese, trariam benefícios e por motivos variados se transformam de “sonho” em “pesadelo”? Prazos não cumpridos, entregas não realizadas, desapontamentos com os resultados, questionamentos desmotivadores; em fim tudo que transforma uma coisa que era para ser boa em um problema quase que sem solução. Em alguns casos o idealizador do projeto pode chegar a pensar que seria melhor não ter nem começado.

Pois é caro leitor, alguns meses a traz eu tive o privilégio de trabalhar em um projeto de alta complexidade que envolvia muitas pessoas, departamentos, distancias e investimento financeiro; tudo isso amarrado por um prazo razoavelmente curto de implementação. No começo, tínhamos muitos pontos críticos que poderiam fazer com que não atingíssemos a meta esperada, e por minha experiência imaginei que teríamos pelo menos duas novas datas de implementação. Ledo engano, para a minha surpresa foi o projeto de maior sucesso e cumprimento de metas que já participei. Essa experiência me fez refletir sobre o que tinha de diferente naquele projeto que parecia tudo conspirar a favor.

Quando se fala de um projeto, imediatamente o que vem em mente é uma linha de tempo com ações cadenciadas para que no final o resultado esperado seja alcançado. Porem, este desenho simples está incompleto, devemos considerar – pessoas, conhecimento, relacionamento, informação, vontade, humildade, perseverança e por que não um pouco de sorte. Tudo isso já foi muito debatido e estudado por muitos especialistas, foram criadas formulas e estratégias para gerenciar um projeto da maneira mais eficiente possível e com uma estrutura geralmente composta por: um líder no topo da pirâmide, pessoas chave mais ligadas a ele, e num nível mais abaixo a equipe operacional. A experiência que vou dividir com vocês começou exatamente assim, e aqueles menos atentos aos detalhes poderia afirmar que terminou assim também. O amigo leitor deve estar se perguntando, “onde esta a diferença, se aparentemente o modelo utilizado não se difere da maioria”?

Segundo Aristóteles o mundo era composto de quatro elementos principais – terra, água, ar e fogo; porém, posteriormente ele considerou um quinto elemento que permeava tudo e impedia os corpos celestes de caírem sobre a terra, à quinta essência. Sem me deixar levar por um certo romantismo poderia fazer um paralelo usando a quinta essência de Aristóteles como uma energia que permeia a todos os envolvidos no projeto, independente da posição ou responsabilidade, fazendo com que as operações sejam realizadas com mais fluidez.

A grande pergunta é, como conseguir essa “quinta essência”?

Quisera eu saber, com certeza estaria resolvendo entraves em projetos de muitas empresas, e a melhor parte sendo muito bem pago para isso. Devaneios a parte, o fato é que eu vivi uma experiência assim, e já que não tenho a formula para replicar só me resta descrever os pontos relevantes dessa incrível experiência.

Em linhas gerais este projeto tinha como objetivo principal a melhoria de um produto já existente, essa melhoria estava concentrada em aumentar o desempenho e qualidade do produto final, otimizar o tempo de montagem, agilidade e flexibilidade na programação, em fim, maior qualidade e menor custo. O projeto era grande, envolvia muitas pessoas e empresas, as linhas de atuação se expandiam para fora dos limites da empresa em proporções intercontinentais com fornecedores, clientes, e empresas de apoio. Assim já na largada temos pontos importantes para serem balanceados: a distância física com fuso horário e a distancia cultural.

Uma das qualidades da equipe de liderança deste projeto é que ela era formada por pessoas com grande experiência em relações internacionais, e um alto poder de alinhamento de expectativas. Com essa atitude eles conseguiam trazer todos os envolvidos para a mesma causa. Isso foi fundamental para transpor as dificuldades da distancia.

Outro aspecto muito importante foi na preparação das ferramentas de controle do projeto. Não tínhamos as melhores ferramentas disponíveis a todo o momento, mas o que realmente fez a diferença foi o entendimento da equipe para usar aquilo que se tinha e respeitar as limitações daquela ferramenta. Vou ser mais claro neste aspecto usando o exemplo de uma planilha que foi criada para controlar o status de chegada de novos componentes, estes componentes deveriam passar por uma serie de testes e essa planilha estava compartilhada com muitas pessoas, a grande diferença é que quando ela era alterada ou atualizada todos eram avisados evitando atrasos e retrabalho. Parece lógico e simples, mas tente fazer isso com mais de 5 pessoas trabalhando na mesma planilha. Cabe uma disciplina quase que budista de autoconscientização para que a informação não se perca.

Neste projeto tínhamos poucas pessoas dedicadas full time, o que me fez pensar que aqueles que tinham que conduzir outras atividades em paralelo fatalmente corriam o risco de não conseguir administrar o tempo, às vezes por vontade própria ou às vezes por contingencias da rotina do dia, colocando em risco os prazos de entrega. Mais uma vez fui surpreendido por uma incrível sinergia da equipe em todos os níveis onde todos se ajudavam nas dificuldades, mesmo que tal trabalho não fizesse parte da sua atuação direta.

Como já mencionei este projeto tinha uma alta complexidade técnica e por isso não era possível manter o conhecimento concentrado em poucas pessoas, mais uma vez os lideres deste projeto conduziram com maestria, fazendo com que suas posições hierárquicas fossem trocadas, mesmo que por pouco tempo, ouvindo atentamente a opinião dos especialistas e humildemente dividindo a tomada de decisão com a equipe. Essa é uma lição que eu jamais esquecerei. Um exercício de humildade que todos nós devemos ter, afinal não somos detentores de todo o conhecimento.

Em tempos de crise eficiência deve ser considerada ainda mais a serio do que nunca, nós estávamos com uma equipe menor se comparada com outros projetos e com certeza a entrega foi bem maior, recorde de eficiência. Neste ponto não posso afirmar com toda a certeza o que fez a diferença, mas o que me pareceu foi um reconhecimento de todos que era necessário deixar de lado alguns interesses pessoas e pensar nas necessidades da empresa.

Em fim caro leitor, deixo aqui as minhas impressões da “quinta essência” de um projeto de sucesso. Espero que a minha experiência sirva de inspiração para aqueles que estão começando um novo projeto.

Até a próxima.

Marcos Miranda

Pós-Graduado em Administração para engenheiros (FEI)
Formação acadêmica em Engenharia de Produção
Atualmente responsável pelo Departamento de Importação na MWM motores diesel