Por Otávio Pepe*

Será que em um futuro próximo todas as empresas organizarão seus documentos por meio de plataformas digitais? Com as tecnologias avançando, as empresas estão cada vez mais pressionadas a reduzir os custos de suas operações e a mitigar riscos. Você gosta da burocracia para lidar com documentações? Você acredita que o processo que envolve uma documentação é algo que pode considerar árduo e cansativo?

Lembre-se que tudo começou manualmente, afinal muitos cartórios de registro, até hoje, não trabalham com plataformas digitais. É possível ainda enxergar livros e livros pegando poeira e se deteriorando com o tempo. Apesar de ser comum não só no Brasil, mas em todo o mundo, estamos em uma Era que há necessidade de deixar atuações empresariais mais práticas.

No requisito governamental, o Brasil está entre os 20 países com melhor disponibilidade de serviços digitais, segundo ranking da Organização das Nações Unidas (ONU), sendo o líder nesse quesito na América Latina. Quando falamos de empresas privadas, fica muito mais evidente a procura por um canal digital que unifique os documentos quando as empresas têm muitos funcionários, quando há alta rotatividade, terceiros e altos custos decorrentes da contratação. É evidente que essa organização digital consolida as obrigações acessórias da área trabalhista em uma única entrega de forma coerente, didática e prática.

Podemos considerar um fato consolidado que teremos um futuro extremamente promissor para a gestão de documentos com mais eficiência e praticidade. As empresas multinacionais já procuram com mais frequência, enquanto as empresas menores também estão sentindo necessidade de otimizar e se adentrar nesse mercado.

Um bom exemplo é a implantação da Lei 1.179/20 que se refere a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que já está sendo amplamente discutida neste ano. Será essencial que as empresas tenham uma gestão de documentos na nuvem para a proteção dos dados, uma vez que os acessos e atividades são rastreados e acompanhados gerando um nível de segurança alto e confiável.

Segurança de dados e mitigação de riscos são as premissas para um futuro que acompanha e promove os avanços tecnológicos. Assim, nos empenhamos para ajudar em diversos projetos com todos os dados geridos, armazenados e criptografados com relação à documentação.

*Otávio Pepe é diretor Brasil da Clever Global, empresa detentora da plataforma SerCAE, que integra de forma inteligente o controle de acesso, o controle de pagamento aos fornecedores e as auditorias com a Gestão Documental.