A globalização da economia vem avançando a passos largos nos últimos 20 anos. No passado, importar e exportar eram operações apenas para grandes empresas multinacionais. E para realizar estas, as companhias precisavam investir em infraestrutura e sistemas que facilitassem os complicados procedimentos. Por conta deste alto custo, micro, pequenas e médias empresas não conseguiam entrar neste mercado.

Hoje, qualquer empresa consegue realizar uma transação de comércio exterior. Tudo está mais simplificado e há opções de sistemas que se encaixam em todos os níveis empresariais. Entretanto, ainda há aquelas que preferem utilizar softwares genéricos e planilhas para realizar as operações de comércio exterior, assumindo o risco de cometer erros e sofrer sanções da Receita Federal Brasileira pelo simples desconhecimento de que já existem soluções no mercado que atendem o orçamento delas.

Existem duas grandes questões quando entramos neste assunto: primeiro, o desconhecimento destas soluções desenvolvidas especialmente para as empresas com menor volume de importação e exportação. A segunda questão é achar que por trabalhar com uma equipe reduzida, assumir um sistema vai exigir a contratação de uma pessoa específica para operá-lo, onerando assim a folha de pagamento.

Na primeira questão, a resposta está nas próprias desenvolvedoras de softwares. Elas precisam se empenhar cada vez mais em difundir o conhecimento e assumir uma postura e um compromisso com o mercado de investir em relacionamento com as empresas para tornar as soluções conhecidas.

Já a resposta para a segunda questão é simples. Como os sistemas são desenvolvidos para facilitar a vida das empresas, mesmo com a equipe reduzida é possível treinar um operador e ainda assim não sobrecarregá-lo com uma função extra.

Mas estas duas questões não surtirão efeito se o empresário resolver assumir o risco do erro. Ele precisa entender que um erro cometido numa operação de comércio exterior não é perdoado pela Receita Federal. Não há formas de escapar de uma multa, muitas vezes altíssima, por conta de uma alíquota lançada errada na planilha ou um valor colocado abaixo do real.

Por este motivo, o uso de softwares especializados é fundamental para a saúde financeira das empresas importadoras e exportadoras. Estas soluções possuem prevenções aos erros, avisando quando uma alíquota é digitada errada, por exemplo. Além disto, eles também podem facilitar a conquista do direito ao uso de algum Regime Especial, permitindo a suspensão ou isenção de impostos, dependendo da modalidade.

Analisados estes pontos, podemos concluir que o uso destas ferramentas é apenas benéfico para as empresas, pois além de facilitar as operações, eles também evitam multas por erros, gerando ganho de tempo, de fluxo de caixa e evitando gastos desnecessários com punições.

Edneia Moura Chebabi é CEO do grupo Bysoft/NSI.

Administradora de Empresas, pós-graduada em Gestão de Negócios (FGV)