Por Renato Dala Vechia Junior, Executivo de Contas da HBSIS*

Organizar um evento envolve dezenas de processos e profissionais, alinhados em uma estratégia única voltada para o público. Cerimônias, congressos ou campeonatos esportivos, por exemplo, têm em comum alguns fatores decisivos para o sucesso do acontecimento, entre eles a logística. Para quem participa de um grande evento, nem sempre é fácil perceber os procedimentos que estão por trás daquilo que é entregue ao público.

Mesmo não estando visíveis, são diversos os deslocamentos, movimentações e montagens necessários, antes, durante e após um evento de grande proporção. As operações realizadas durante todo o processo contam com ferramentas e pessoas responsáveis por gerenciar cada uma das etapas de organização. Com exigências e especificidades, essas etapas podem ser aplicadas ao dia a dia de uma empresa, direcionando os procedimentos de gestão e operação corporativas.

A reserva de espaços e a divulgação ao público exigem que a logística de eventos seja planejada com muita antecedência. Da mesma forma, organizar os processos de entrega de produtos a clientes requer planejamento e estratégia. No dia a dia de grandes empresas, é pouco viável planejar cada uma das entregas, mas é perfeitamente possível criar padrões a partir de ferramentas e análises, possibilitando direcionamentos programados e baseados em determinado histórico.

Um evento de grande porte costuma envolver centenas ou até milhares de pessoas, cada uma com um objetivo diferente. Para corresponder às expectativas, é importante que o organizador tenha uma visão ampla de todo o processo, ao mesmo tempo em que acompanha os detalhes, pensando na experiência de cada um dos participantes. Da mesma forma, na logística de empresas é importante tratar cada entrega como única, sem se deixar ocupar demais. Para isso, deve-se considerar as especificidades de cada cliente, criando processos que facilitem a operação como um todo e cuidando com atenção de possíveis falhas, para evitar que elas se repitam.

Outra lição que pode ser tirada da organização de eventos é a necessidade de integração entre a equipe envolvida. Cada profissional que vai fornecer serviços em uma grande convenção, por exemplo, deve estar alinhado quanto aos parâmetros do evento, tarefa realizada a partir de treinamentos e capacitação. Na gestão logística, a rotatividade de funcionários deve ser amenizada com cursos e ações internas de troca de conhecimentos. Para colaboradores que atuam externamente, a adoção de soluções tecnológicas pode ajudar no acompanhamento das operações, evitando que o funcionário fique desassistido durante o trabalho.

Ferramenta essencial para fazer eventos e operações logísticas funcionarem perfeitamente, a tecnologia é a maior aliada na superação dos desafios de organizadores de eventos e empresas. Ela é capaz de facilitar a comunicação e a execução de tarefas, tornando os processos mais simples e integrados. No fim de um grande evento ou de uma entrega importante, contar com ferramentas para otimizar as operações pode fazer toda a diferença para o público ou para o cliente, tornando o sucesso mais atingível.

*A HBSIS é uma empresa de Santa Catarina que atua na área de tecnologia da informação, desenvolvendo soluções para logística, vendas e outsourcing. Entre seus 200 clientes estão grandes empresas brasileiras, como Ambev, BRF e Ultragaz.