A empresa deve ou não ter frota própria?

Introdução

Questionamentos “make or buy” para transportes têm se tornado bastante frequentes, não somente entre prestadores de serviços logísticos, como também em outros segmentos empresariais. Tais questionamentos surgem em situações em que se observam elevados custos com contratação de serviços de transporte, como também em determinados segmentos em que se exige um determinado nível de especialização.

Conforme será observado a seguir, a decisão de se ter ou não uma frota própria engloba diversos fatores e a análise tem de ser feita de forma global, assim como a montagem da estrutura de frota própria deve ser feita sob a disciplina de projeto, não se resumindo apenas à compra de veículos e à contratação de motoristas.

É de suma importância que o executivo responsável pela tomada de decisão tenha pleno domínio da composição dos custos, assim como de toda a infraestrutura necessária para fazer a gestão dos veículos e dos motoristas. Também deve se ter conhecimento dos aspectos relacionados a questões legais e os riscos da frota própria no negócio, como também das implicações tributárias.

Custos fixos e variáveis

Saber diferenciar e analisar os custos fixos e variáveis é de suma importância na análise de retorno econômico da decisão de incorporação de frota própria. Em um primeiro momento, as empresas que optam pela frota própria sofrem impacto positivo no fluxo de caixa devido à diferença entre os valores praticados com terceiros e as despesas variáveis diretas na operação que, no caso, passam a ser combustíveis, peças, manutenções e pneus. Porém, é importante que essa diferença se mantenha maior ou igual ao somatório de todos os custos considerados fixos, para que não haja impacto negativo no DRE da organização.

Custos fixos

Os 4 principais grupos de custos fixos são:

– Contratos mensais: despesas que ocorrem mensalmente sob a forma de serviços prestados por terceiros, como, por exemplo, despesas com serviços de rastreamento e licenças de sistemas para gestão de frotas.

– Despesas antecipadas: valores que são desembolsados uma única vez no ano – podendo ou não serem parcelados –, mas que precisam ser rateados mensalmente com o objetivo de avaliar sua participação dentro do período. Inclui-se, nesse grupo, os impostos (IPVA/licenciamento), apólices de seguros e certificados e laudos exigidos conforme a atividade a ser desenvolvida.

– Mão de obra: incluem-se aí todos os custos relacionados à contratação e manutenção de pessoal, sejam eles diretos (no caso dos motoristas) e indiretos (equipe administrativa).

– Depreciações: necessário considerar mensalmente o impacto das depreciações. Não somente dos veículos, mas também do que foi investido em ativos para a operação da frota (Exemplos: itens de oficina, estoques de peças etc.). Algumas organizações optam pela locação de veículos ao invés da compra. Tal decisão precisa ser analisada não somente tendo em vista o impacto no valor a ser investido, mas também devido ao impacto no cálculo dos tributos.

 Escolha de veículos e renovação de frota

A escolha dos veículos deverá ser feita com base nas demandas operacionais que, por sua vez, definirão as capacidades, potências necessárias, recursos para o conforto dos motoristas e sistemas a serem integrados. Através de benchmarking, pode-se comparar os desempenhos dos veículos, permitindo a melhor avaliação custo/benefício. No entanto, o business case se projetará por um período de tempo mais longo e considerará a renovação da frota. Portanto, a receita residual com a revenda dos veículos deverá ser considerada na expectativa de retorno do projeto, o que poderá influenciar na tomada de decisão em prol de veículos com melhor aceitação de mercado, a exemplo de veículos de marcas tradicionais, em detrimento de novos fabricantes, ou mesmo tecnologias inovadoras que ainda estejam em testes no mercado.

Estoques

A quantidade de veículos ditará a necessidade de formar estoques, sejam eles de peças, pneus, combustíveis e lubrificantes. Havendo estoques, a variação deles, dentro do período, definirá a composição dos custos variáveis, o que exigirá um monitoramento preciso e um cuidado especial na sua gestão. Processos transparentes e auditáveis deverão ser adotados para inibir eventuais desvios.

Seguros

Dependendo do perfil da operação e seu grau de risco, assim como o grau de maturidade da gestão de frotas dentro da organização, esta terá que decidir pela contratação (ou não) de seguro para seus veículos e quais modalidades de cobertura deverão ser contempladas. Treinamentos, gestão mais eficaz dos processos e utilização de tecnologia embarcada adequada poderão reduzir os custos com a contratação de apólices, ou até mesmo eliminá-los, em função de um menor grau de sinistralidade a ser alcançado por essas ações.

Processos e rotina

A implantação de uma estrutura de frota própria engloba um volume considerável de investimentos e, dependendo do modelo de operação e volume de serviços, valores elevados com despesas relacionadas ao funcionamento dos veículos (combustíveis, pedágios, manutenções, adiantamentos etc.). A falta de controle sobre a produção da frota e as despesas provenientes dela comprometerão o objetivo a ser atingido a partir dos investimentos. Para tal, se faz necessária a adoção de processos amparados por tecnologia, que serão conduzidos por pessoal de apoio devidamente qualificado. Gestão permanente sobre a produtividade dos ativos e a eficiência da condução dos veículos deverão ser rotina dessa estrutura de apoio, que também será responsável por ações que objetivem a redução dos riscos de acidentes que, infelizmente, são comuns na atividade de transporte rodoviário.

Aspectos tributários

A migração das operações de transporte, até então feitas por terceiros, para os veículos da frota própria, deverá ser avaliada pelo aspecto tributário. Isso se deve ao fato de que as empresas se creditam dos impostos pagos através dos fretes das cargas transportadas. Ao se transportar com veículos próprios, os créditos passam a ser adquiridos com base nas compras de combustíveis, peças e pneus. Cada Estado possui normativa específica para crédito de impostos recolhidos a partir da aquisição de veículos e, em alguns casos, é possível o aproveitamento dos tributos acumulados para a aquisição de novos veículos. A variação no montante do crédito de impostos que se acumularia deverá ser estudada, já na elaboração do business case, para que uma eventual queda na geração desses créditos não possa implicar em um aumento do custo com impostos na organização, colocando em risco o retorno econômico esperado pela frota própria.

Produtividade: objetivo fim

Importante esclarecer que, nem sempre, um volume elevado de operações de transporte e um custo considerável na conta frete são indicativos de oportunidades de redução de custos por meio de uma frota própria. A redução efetiva somente será possível caso o volume de serviços possa ser traduzido em frequência de viagens. Mesmo havendo um volume de carga considerável, é importante avaliar quanto desse volume possui uma constância ao longo do tempo e que possa implicar na melhor utilização dos veículos dentro desse mesmo intervalo de tempo. Fora a questão da frequência, cabe à gestão da frota própria manter a disponibilidade dos motoristas e veículos através de processos efetivos e consistentes de manutenção preventiva, gestão da escala de veículos e motoristas e controle rígido sobre a jornada de trabalho. Processos contingenciais também precisam ser considerados para minimizar ao máximo o impacto na produtividade dos veículos devido a uma quebra ou acidente.

A maior produtividade dos veículos fará com que não somente os custos variáveis, mas também os fixos diretos e indiretos, venham a ser devidamente rateados por viagem, quilometragem, peso ou itens transportados que, por sua vez, deverão ser menores que os equivalentes atualmente pagos aos terceiros.

Caso o objetivo de redução de custos não seja atingido, ou retoma-se o projeto desde o início, redimensionando-se as capacidades (veículos, motoristas, equipe indireta), como também os valores contratados (aquisição/locação de veículos, mensalidades e investimentos necessários). Não havendo como chegar a uma condição econômica mais atrativa que a contratação de terceiros, ou a organização mantém suas parcerias como estão ou a decide por ter a frota própria, mas por outras razões que não sejam a redução do custo propriamente dito.

Riscos

Em algumas situações, mesmo havendo oportunidades econômicas com a utilização de frota própria, esta pode trazer alguns riscos para a organização como um todo. Como mencionado acima, o transporte rodoviário de cargas é uma atividade sujeita a riscos, como acidentes, quebras e roubos. Alguns riscos precisam ser devidamente mensurados, não apenas em função da capacidade de comprometimento do resultado econômico, mas também por envolver questões sociais que poderão afetar a imagem da empresa devido a uma maior exposição. Fora isso, para alguns perfis de produtos, pesam os riscos ambientais em caso de vazamento e complicações com órgãos regulamentadores.

Passivos trabalhistas, ações sindicais e elevado grau de turnover também são riscos a serem considerados dentro dessa atividade, o que exigiria uma estrutura de administração de pessoal preparada para lidar com esses temas dentro da organização.

Conclusão

Esperamos com as informações acima ter contribuído um pouco para ajudar quem esteja pensando na possibilidade de implementar uma frota própria em suas organizações. Cada situação é única e fica a dica de que o estudo tem que ser feito de forma bem abrangente e detalhada. O mercado tem mostrado que a adoção de estrutura de frota própria, apesar do grau de complexidade, tem sido vantajosa para algumas organizações de sucesso.

Bruno Ribeiro
Engº Naval (Poli/USP), Mestre em Engª de Sistemas Logísticos (Poli/USP) e MBA em Gestão Empresarial (FGV). Tem 27 anos de experiência no setor de Transportes e Logística nas funções de gerente de operações, frotas, logística e unidade de negócios em empresas como Solística, Golden Cargo, FM, Gefco e J&T. Hoje, atua como consultor associado na Connexxion Consulting.