A rotina operacional de transporte e logística envolve uma extensa cadeia de prazos, licenças e documentos que precisam estar atualizados para manter operações viáveis. Em um cenário em que mais de 60% das cargas do país circulam por rodovias, segundo a Confederação Nacional do Transporte (CNT), qualquer falha nessa documentação gera riscos de atraso, autuações e perda de competitividade. Nesse contexto, soluções de automação documental ganham espaço por reduzir erros e trazer previsibilidade à operação.

Com margens de lucro comprimidas e custos logísticos em elevação — influenciados, por exemplo, pela alta acumulada de 8,3% no preço médio da gasolina em 2024, conforme a ANP — empresas têm acelerado investimentos em tecnologia para mitigar riscos e melhorar a tomada de decisão. Esse movimento marcou as discussões do Parar Summit 2025, realizado em São Paulo, considerado o principal encontro latino-americano sobre gestão de frotas.

Entre as soluções apresentadas no evento, destacou-se o novo módulo de Gestão de Documentos da Gestran, logtech paranaense especializada em tecnologias para o setor. A ferramenta amplia o ecossistema digital da empresa, que já reúne dez módulos integrados, e busca enfrentar um desafio persistente: o controle fragmentado de informações essenciais para a operação.

“Em um mundo onde a falta de documentos pode afetar operações inteiras, centralizar essa gestão não é conveniência, é uma necessidade estratégica”, afirmou Raphael Aguiar, sócio e diretor de Mercado e Expansão Comercial da Gestran.

A solução permite monitorar, em tempo real, prazos de vencimento de licenças, certificados, exames e contratos de veículos e motoristas. Além disso, gera alertas automáticos e relatórios de conformidade, reduzindo riscos de autuações, paralisações e custos extras com cargas retidas.

“Nosso objetivo é transformar dados operacionais em inteligência de gestão. Cada documento válido e atualizado representa menos risco e mais eficiência para a empresa”, completou Aguiar.

Transformação digital e visão preditiva

A transformação digital tem modificado a lógica de gestão do setor. Segundo Aguiar, “se antes a prioridade era reagir a falhas, hoje a meta é antecipá-las”. O módulo de documentos se soma a outras funcionalidades já presentes no sistema da Gestran, como telemetria, controle de pneus, gestão de combustível e manutenção preventiva — todas orientadas por análise de dados para prever necessidades e otimizar resultados.

Estudos da Frost & Sullivan indicam que empresas que utilizam sistemas integrados de gestão de frotas conseguem reduzir até 25% o tempo de inatividade dos veículos e diminuir custos operacionais em cerca de 15% ao ano. Além disso, o uso de automação documental reduz até 30% os gastos com multas e penalidades.

Ambiente de mercado e renovação da frota

O cenário de mercado também influencia essa busca por eficiência. A Fenabrave projeta que as vendas de veículos novos — incluindo automóveis, utilitários leves, caminhões e ônibus — devem crescer cerca de 4,4% em 2025, alcançando aproximadamente 2,75 milhões de unidades. Esse ritmo de renovação é relevante para empresas com frotas próprias, sobretudo porque a idade média da frota leve nacional já ultrapassa 16 anos, conforme dados da CNT. Isso reforça a necessidade de gestão rigorosa, manutenção adequada e conformidade operacional.

O transporte rodoviário movimentou cerca de R$ 366 bilhões em 2024, o equivalente a 3,1% do PIB nacional. Nesse volume de operações, segundo Aguiar, “o controle de documentos e a visibilidade sobre a operação deixaram de ser questões administrativas e se tornaram base da governança e da sustentabilidade financeira”.