Nota Fiscal Eletrônica: quatro passos para se regularizar

A obrigatoriedade da emissão da nota fiscal eletrônica já chegou para todas as empresas, mas a falta de conhecimento sobre o projeto SPED e a legislação, faz com que algumas corram riscos de multas, emitindo notas ainda no modelo antigo. Para essas, a autuação é de R$ 50% em cima de cada operação de venda, valor que pode prejudicar o andamento dos negócios.
 
Diante desse quadro, a NFe do Brasil preparou algumas dicas para que as empresas possam se regularizar e começar a emissão da nota fiscal eletrônica, ficando atentas aos riscos com a Receita Federal.
 
1 – Entre em contato com a Secretaria da Fazenda do Estado em que está situada e consulte a lista de CNAEs (Classificação Nacional de Atividades Econômicas). Nela será possível saber se o segmento econômico em que a empresa atua já está obrigada a emitir NF-e.
 
2 – Após constatar que deve passar a emitir a nota fiscal eletrônica, a empresa deve então solicitar no site da mesma SEFAZ a autorização de emissão. Algumas empresas são credenciadas automaticamente pela Secretaria, porém, para a grande maioria, o credenciamento deverá ser feito pela própria companhia. Após esse processo, a autorização é dada e a companhia já pode emitir o documento digital.
 
3 – Paralelamente, a empresa deve providenciar o certificado digital, que irá dar validade jurídica a nota fiscal eletrônica que ela emitir. Sem ele não é possível emitir a NF-e, o certificado é a garantia de autenticidade do arquivo eletrônico e a prova de que foi realmente a empresa que realizou o envio da nota para aprovação da Secretaria da Fazenda.
 
É valido lembrar que o certificado digital deve ser adquirido em uma autoridade certificadora credenciada pela ICP Brasil. A pessoa habilitada a fazer essa aquisição é o representante legal da empresa, que deve procurar a certificadora com toda a documentação necessária. O processo leva de dois a três dias.
 
4 – Para emitir a nota fiscal eletrônica é necessário escolher uma solução inteligente no mercado que permita toda a gestão da nota fiscal eletrônica e garanta a sua vida útil. É necessário ter os arquivos digitais organizados e em dia para caso a Receita Federal venha auditar a empresa.
 
A NFe do Brasil, por exemplo, disponibiliza a solução de NF-e que funciona como uma espécie Internet Banking. Por meio de um usuário e senha a empresa emite, gerencia e armazena as notas fiscais eletrônicas pelo prazo de 5 anos mais o ano corrente, conforme a legislação obriga. Neste modelo a empresa paga somente por notas emitidas e tem acesso a uma tecnologia de ponta, utilizada pelas maiores empresas do mercado. Com o conceito de cloud computing (computação na nuvem) a solução funciona 100% online, não ocupa espaço em HD e pode ser acessado com segurança de qualquer computador com acesso à internet.

A SEFAZ também disponibiliza uma solução de NF-e para donwload em seu site. No entanto, é necessário ficar atento, a ferramenta não realiza o gerenciamento e o armazenamento dos arquivos fiscais eletrônicos, sem isso a empresa fica sob risco de multas.

Texto: Agência Ideal
Foto: Claudio Sepulveda Geoffroy/Stock.xchng