GKO Frete permite à Baumgarten reduzir 30% no tempo de entrada dos conhecimentos

Uma das maiores e mais modernas gráficas da América Latina, a Baumgarten Gráfica, revolucionou seu sistema de gestão de fretes com o software GKO FRETE, desenvolvido pela GKO Informática. Se, anteriormente, os conhecimentos de frete eram apenas repassados para pagamento, após a utilização do novo software a empresa passou a controlar toda a sua operação de transporte.

De acordo com Emerson Kieras, coordenador de Tecnologia da Informação (TI) da Baumgarten, antes da implantação a empresa negociava, mas não auditava ou conferia se todos os conhecimentos estavam de acordo com as tabelas das transportadoras. “Não tínhamos um bom nível de controle sobre nossas operações, mas, em julho do ano passado, passamos a utilizar o GKO FRETE, que nos trouxe uma diminuição do tempo de entradas de conhecimentos de fretes e de pagamento de faturas, um up grade em termos de negociação com esses prestadores de serviços, transparência total na conferência de 100% das faturas e uma grande aderência ao nosso sistema ERP. Somado a isso, o GKO FRETE possibilitou a redução de 30% no tempo de digitação das faturas e do trabalho do financeiro com os títulos para pagamento”, explica.

Segundo o profissional, os benefícios da implantação continuam. “Com a utilização do sistema, obtemos informações detalhadas sobre custos dos transportes por região, capacidade de carga e medições de qualidade dos transportadores. Além disso, com a integração GKO FRETE e ERP conseguimos disponibilizar a informação das ocorrências a todos os gestores de vendas, um ganho para o responsável pela logística, que a toda hora precisava estar consultando o status das entregas e repassando aos gestores”, conta.

Léa Pires, Coordenadora de Projetos da GKO Informática, explica que o sistema propôs à Baumgarten melhor controle dos fretes e acompanhamento das entregas. “Na prática, eles pagam realmente o que foi contratado, além de eliminarem erros de digitação no livro fiscal e qualquer outra digitação relacionada ao frete”, explica.

A implementação que, ao todo, levou quatro meses, foi dividida em etapas. A primeira envolveu a definição e aprovação do escopo do projeto, seguida do desenvolvimento das interfaces e configurações, parametrizações e cadastros. Posteriormente foram realizados testes unitários e integrados, treinamentos, homologação e, por fim, o início da produção do software na empresa. “Para a utilização do sistema foi proposto uma redução de tempo em entrada de conhecimentos de frete, que antes era feito por meio de digitação, bem como a diminuição do tempo no processo financeiro de pagamento e baixa destes títulos. Também foi proposto que com o sistema tivesse uma melhora no aproveitamento de caminhões, visando utilizar sempre o máximo de carga possível em cada viagem. Como principal foco, foi aplicada uma “auditoria” em 100% dos conhecimentos, tanto em valores como em impostos”, conta Kieras.
 
De acordo com Lea Pires, com a implementação, a Baumgartem passou a controlar todo seu frete de vendas, com auditoria, negociações transparentes, possibilidade de consulta do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) no SEFAZ, escrituração fiscal deste CTe e, ainda, a integração das faturas auditadas para o contas a pagar (ERP). “Nosso maior desafio foi aumentar a parceria junto aos transportadores e implementar a transferência eletrônica dos arquivos. Agora, nosso próximo passo será a implantação da gestão de fretes sobre compras, que hoje ainda está sendo controlado de forma manual”, adianta Kieras.