Empresas de tecnologia buscam alternativas para atender legislação brasileira

Obrigatoriedade de documentos em papel gera necessidade de serviços terceirizados de guarda e transporte das informações

Quando se pensa em tecnologia, a praticidade e agilidade nos processos são os principais pontos que remetem ao setor e dão sentidopara seu crescimento e desenvolvimento. Para manter esse ritmo nos negócios sem perder a qualidade e a segurança nas operações, algumas empresas têm optado pela terceirização de serviços no que diz respeito ao transporte e guarda de documentos, já que segundo a legislação brasileira, a maioria das informações tem sua validade incontestada somente em papel.

Visando atender a essa demanda, empresas como a IS Logística, especializada no transporte B2B via mala expressa, têm oferecido ao mercado opções mais econômicas e seguras para o transporte diário de documentos e outros materiais, ainda em alto volume nas companhias. A empresa tem sua sede localizada em São Paulo e somente na área de TI atende quatro grandes instituições. Diariamente a IS Logística transporta, entre matriz e filial, documentos de todas as áreas das empresas, contratos, notas fiscais, e todo o tipo de informação que tem a obrigatoriedade do papel físico.

“Atuamos há 12 anos com a logística especializada e nosso objetivo principal é reduzir os custos das empresas que precisam desse tipo de serviço. Diariamente é transportado um total de 12mil documentos e dependendo do contrato oferecemos uma redução de até 50% no valor que seria gasto, caso a empresa optasse por outro meio de transporte. Outro fator que beneficia nossa atuação é a segurança oferecida na operação, que por ser voltada apenas para documentos, torna pouco visada a carga, preservando a integridade das informações e anulando os riscos de extravio”, explica Thiago Oliveira, presidente da IS Logística.

Quanto à guarda dos documentos, segundo a Dra. Rita Regina P.A. Petroni, do escritório Ferreira Júnior Advogados, o tempo e a validade podem variar muito de um documento para outro, mas geralmente o mínimo é de 5 anos e o máximo 30 anos, todavia, antes de se desfazer de qualquer documento, é oportuno consultar um advogado ou contador.

“De acordo com o Artigo 223 do Código Civil, embora o documento digitalizado, por meio do certificado digital, tenha a mesma validade de um documento em papel não é recomendável a eliminação do original. Uma vez que haja o questionamento quanto à integridade e autenticidade do conteúdo posto no documento digitalizado, o interessado só poderá fazer prova destes atributos com a exibição do documento original”, esclarece a advogada.

Neste sentido, a P3IMAGE, empresa especializada em BPO para a gestão documental, atua auxiliando empresas a dinamizarem o manuseio com o excesso de papelada. Segundo Paulo Carneiro, idealizador da solução e fundador da P3IMAGE, ter uma sala na empresa apenas para a guarda de documentos antigos não é produtivo para as organizações, considerando que aquele espaço poderia ser mais bem aproveitado para atividades que gerem retorno para a companhia.

“Em tempos de crise, dedicar uma sala apenas para guarda de documentos não é rentável para o negócio. Sem falar na exposição de informações confidenciais que podem ficar acessíveis a todos, gerando consequências, muitas vezes, irreversíveis. Gerenciar toda a papelada, organizar tudo com códigos de barras, ter o acesso digital de todos os documentos e ainda saber que os documentos estão armazenados em galpões apropriados, com as mais avançadas tecnologias de segurança, compõe a oferta de gestão documental da P3IMAGE e tem sido a saída para as empresas driblarem o caos com o acúmulo de documentos e gerir o negócio com total segurança de que todos os processos estão devidamente formalizados”, finaliza Carneiro.

(Foto: Divulgação)