Potencialize seu Transporte Inbound

Um modelo de transporte bem gerenciado reduz custos, melhora o atendimento das necessidades de deus processos produtivos, reduz rupturas, racionaliza estoques e incrementa o desempenho de seu negócio.

Muitos processos de melhorias aplicáveis nas atividades de distribuição também funcionam para o fluxo anterior ao seu empreendimento, a logística de suprimentos.

Para cobrir custos desconhecidos, geralmente fornecedores usam um fator no seu preço de venda para entrega de seus produtos, dificultando a identificação do real custo de aquisição. É freqüente a inclusão de valores adicionais nos tais preços CIF (Cost, Insurance and Freight), aquele termo de aquisição onde o vendedor é responsável pela entrega ao cliente, sem responsabilidades pelo comprador, para cobrir eventuais “problemas”, bem como a falta da possibilidade de otimização neste transporte é outro tipo de situação; consolidações de embarques, coletas programadas, entregas fracionadas, etc.

O valor da entrega freqüentemente é estruturado de forma que qualquer redução neste custo será adicionada a sua margem, e isto dá ao fornecedor um incentivo para escolher o modo e transportadora de menor custo, sem necessariamente levar em conta o impacto no serviço.

Onde Encontrar as Economias

Modelos de suprimentos podem melhorar os processos e promover economias através da:

–    Contratação direta: cotações em transportadoras podem identificar a melhor taxa de frete. Oportunidade para combinar o frete de distribuição com o de abastecimento, aumentar os volumes transportados, aumentar a atratividade de seu negócio as transportadoras e reduzir os valores cobrados.

–    Otimização de pedidos (coleta programada ou milk-run): pedidos individuais podem ser otimizados e agrupados entre os diversos fornecedores, criando um programa de várias coletas e uma única entrega. Cargas fracionadas de vários fornecedores podem ser consolidadas em um único veículo para reduzir os custos de transportes e o congestionamento de docas/plataformas e ainda benefícios de um menor estoque.

–    Maior visibilidade: com uma boa visualização dos processos de suprimentos e estoques é fácil controlar o utilização dos veículos e o balanceamento dos processos de produção.

–    Melhoria na descarga/recebimento: a recepção dos produtos no menor tempo pode reverter em redução das taxas nas transportadoras, longas filas e esperas no recebimento são sinônimo de ineficiência e custo alto.

–    Implementação de indicadores de desempenho (KPIs): melhoria no desempenho através da gestão da disponibilidade de produtos, entregas no prazo, demurrage, etc. Aqui vale a máxima, o que se controla pode ser melhorado.

–    Acurada alocação de custos e precificação: quando bem identificado o custo de frete por SKU, caixa, etc., são permitidas análise e conseqüente melhoria das atividades de maior custo.

Como iniciar um programa de melhoria em sua logística de suprimentos

Se seus fornecedores são os responsáveis pela contratação do transporte, negociar fretes, e pagar as transportadoras, você está fatalmente está pagando um valor combinado pelo transporte e pelo produto. Assim, o primeiro passo é você passar a ser responsável pelo transporte de suprimentos.

Considere os termos de venda e os valores atuais de frete antes de criar um modelo de contratação e abastecimento. Isto significa renegociar contratos com seus fornecedores, separando os custos de transporte em seu sistema. Parece trabalhoso, mas freqüentemente este processo vale a pena.

Se você já é responsável pelo transporte, então já deve ter domínio das taxas de frete e os níveis de serviços associados.

Desta forma você está apto a melhorar os processos e conseqüentes benefícios associados. Para um melhor desempenho em sua cadeia de abastecimento e controle de custos, você precisa de processos que envolvem proatividade e visibilidade que assegurem que você terá o produto certo, no local certo e no tempo certo.

Visibilidade e uma abordagem proativa

O próximo passo, geralmente o mais trabalhoso, é proativamente gerenciar seus fornecedores. Isto envolve a utilização de processos de negócios e visibilidade para identificar questões relevantes. Como colaboração, sistemas de comunicação e outros que facilitem a interação com seus fornecedores.

É comum o uso de sistemas simples como kanban para informar ao fornecedor sobre suas necessidades e prioridades. Sistemas mais elaborados como EDI (Electronic Data Interchange), CPFR (Collaborative Planning, Forcasting and Replenishment) também podem ser adotados, mas o ponto aqui é destacar a importância do estreito relacionamento com os fornecedores a fim de que as informações sejam base para um plano de abastecimento de sua empresa, com proatividade para que os desvios sejam identificados a tempo para tomada de decisão mais adequada e com menor prejuízo as suas atividades.

O que envolve um bom programa de logística inbound?

Com a visualização do processo, e um bom programa de melhoria, você tem um melhor entendimento do custo correto de seus produtos colocados em sua planta.

A tecnologia da informação oferece a todos os envolvidos visibilidade aos pedidos, datas previstas de recebimento entre outras. Quando você tem visibilidade da entrega de todos os seus pedidos de todos os seus fornecedores e aplica a otimização, pedidos podem ser agrupados.

Com a utilização softwares TMS (Transportation Management System), desenvolvido para gerenciar as operações de transporte, você pode consolidar suas cargas utilizando modos de transporte mais eficientes e monitorar seus tempos e prazos de entrega. Como os dados dos fornecedores e transportadoras são analisados você pode tomar decisões para uma maior eficiência e menor risco as rupturas.

Sem a visibilidade é difícil identificar e influenciar as divergências que causam variação em suas cadeias de abastecimento. São freqüentes reprogramações e a necessidade de você ter que conseguir materiais em cima da hora para abastecer a produção, resultando em várias alterações do programa ao longo do dia, sempre seguidas de stress entre os envolvidos.

Com visibilidade nas entregas, você pode confirmar a data e hora previstas para recebimento dos materiais, e definir formas de liberação e controles que agilizem o processo, minimizando os riscos de faltas e rupturas, bem como as inconvenientes reprogramações.

Ou, talvez você descubra que um determinado item não chegará a tempo, e saberá responder questões como: O produto foi comprado, mas não enviado? Quando? Iremos recebê-lo a tempo? Onde ele está?

Sem está visibilidade, você precisará de horas e muitos telefonemas para obter todas as respostas e definir uma estratégia para reduzir os impactos do problema da falta do item. Se o material chegar no prazo, os processos de produção podem manter o planejado. Mas se o item que você está esperando não chegar, pode ser muito tarde para reprogramação. O resultado pode ser horas extras ou ociosidade, com linhas e pessoal esperando pelo item faltante, confusões no recebimento, entre outros transtornos. Obviamente sempre com desgastes e custos adicionais.

Como resultado da visibilidade de seus processos de abastecimento, podemos ter:
–    decisão quanto mudança no modo de transporte;
–    alteração nas datas de entrega;
–    maior compromisso com o fornecedor na entrega/retirada;
–    acompanhamento do material durante viagem/trânsito;
–    ajustes de planejamento a tempo.

Responsabilidade

Gerenciar a logística de suprimentos de sua empresa não pressupõe realizá-la. A terceirização desta atividade, com uso de operadores logísticos pode contribuir para este processo.

De uma forma geral, estes prestadores de serviço possuem sistemas que podem atender com informações a tempo para a tomada de decisão necessária, sem interrupções no processo produtivo.

Assim, a grande mudança de paradigma é entender que a verticalização, ou “primarização”, da gestão da logística inbound, de suprimentos, é o que pode contribuir para sua otimização e melhoria.