Burocracia de cada dia

As empresas vêm buscando um controle mais intenso de seus processos e estão pecando, não na intensidade, mas na forma e na falta de foco. Isso destaca bastante o lado ruim da burocracia. E você deve questionar agora se burocracia tem um lado bom… Sim, tem! São controles necessários e bastante proveitosos que contribuem para a continuidade e para o planejamento.

A burocracia surgiu para regulamentar os procedimentos para se fazer cumprir o princípio básico da administração pública: a impessoalidade. Contudo, esse termo adquiriu fortes conotações negativas nas duas últimas décadas e contribuiu para a aversão de muitos que nele mergulham e, inevitavelmente, dele precisam.

Hoje podemos enxergar braços desse termo em diversos processos rotineiros que vão desde o pagamento do serviço de fornecimento de energia elétrica da sua residência até os mais difíceis e demorados processos judiciais que testam nossa paciência e determinação.

Porém, é nas empresas que a burocracia se mostra auxiliadora ou exterminadora de funcionários ou clientes. Difícil aceitar, mas os problemas que cercam você e esse termo foram criados porque ALGUÉM julgou algo necessário e quando nos confrontamos surgem as mais diferentes opiniões, e se fica a perguntar quais os critérios utilizados que venham justificar tal propósito. O que torna uma empresa “engessada” não é a burocracia em si, é a utilização dela por pessoas sem um objetivo comum para preencher um tempo, justificar uma função ou dar ares de competência. O resultado é sempre danoso em algum ponto. A equação do tempo é justa com todos: o tempo gasto para controlar sai do fazer que sai do planejar. Como utilizar esse tempo é o que diferencia as empresas dentro do mercado.

Infelizmente, tornou-se comum mergulharmos em processos burocráticos dentro do nosso trabalho. São relatórios, planilhas e mais planilhas que em nada contribuem para uma tarefa, a não ser deixá-la pesada e sem propósitos. Algo cujo foco foi perdido se tornará ineficiente ou excessivamente burocrático; chamado por muitos de “coisa para inglês ver”.

Imagine agora o efeito de algo assim dentro dos processos logísticos onde se exige controle, mas acima de tudo, agilidade, flexibilidade, operacionalidade… Tudo que vem contra isto vem ameaçar um sucesso que depende, principalmente, do fator tempo. E burocracia danosa é isto: Não é algo que venha aumentar um controle e sim, diminuir um tempo dedicado à razão da empresa.

É comum vermos processos em que o motivo principal é um controle para se evitar ociosidade, erros repetidos e roubos. Quando o foco verdadeiramente deveria ser alicerçado em resultados. Uma empresa que não se utiliza de controles voltados aos resultados para agregar valor, com certeza, tem uma logística pobre e deficiente. Acorrentar os “jogadores” dentro de campo não lhes possibilitará a oportunidade de marcar um gol. O processo deve estar voltado para dar possibilidades de sucesso a um componente e aperfeiçoá-lo para que sua exatidão cresça dia após dia e não tolher um indivíduo tirando-lhe talvez a possibilidade de um erro, mas afastando qualquer possibilidade de acerto por falta de tempo ou por desmotivação. Melhor que investir em controles é investir em qualificação.

Há muito já se sabe que muitos remédios são doses pequenas e controladas de veneno. O sucesso do tratamento se resume na forma, no tempo e na reação que cada dose é administrada. Qualquer coisa em nossas vidas torna-se fator de insucesso quando não observamos esses pontos. E aí, algo que poderia ser bom contribui para desencadear uma série de estorvos.

Ainda pegando o gancho na área da saúde, aquele hospital só permite o atendimento do paciente depois que se preenche um formulário. E se ele morre devido à perda do precioso tempo, a razão desse hospital não foi desvirtuada? Sua razão principal não vingou porque ficou presa a algo necessário, mas praticado de forma inapropriada. Agora, pessoas vão dispensar seus tempos para contornar o incontornável. Quantas empresas não fazem o mesmo todos os dias com seus clientes?[…]

É fácil perceber o excesso de burocracia dentro de uma área: Ou ela não dá resultado ou não contribui com o resultado de outra. Torna-se inerte, afogada em processos que não dão em lugar nenhum ou coisa alguma.

A contribuição para controles deve ter um caráter voltado à necessidade de resultados para que seja válida e verdadeira com os propósitos de sucesso de uma empresa. Quantos controles sem fundamentos você realiza hoje?