Armazenagem e Expedição (Parte II) – A Missão dos Números.

Nessa minha curta trajetória de escrever sobre logística e outros assuntos ligados ao mercado de trabalho, procuro passar um pouco da minha experiência como profissional da área e, com erros e acertos, chamar atenção para coisas obvias que não percebemos e para outras que realmente incomodam e que necessitamos trabalhá-las para que, com persistência, paciência e humildade, se transformem em obstáculos vencidos.

Uma das muitas coisas que me incomodam, é a falta de continuidade de processos dentro de empresas que acabam por desmotivar, através da desvalorização, equipes inteiras. O que se percebe é que algumas gestões só se preocupam com a compra e com a venda. Só se preocupam com a produção porque sabem que sem produção não há venda – Pior que algumas nem isso percebem. E a armazenagem, não importa? E o almoxarifado, tão importante para manter a circulação do “sangue” nas empresas, não tem valor?
A maioria dessas empresas cuja gestão parece “pausar” o interesse por seu dinheiro após as compras de matérias-primas e peças, e só percebê-lo novamente com a ação da venda de seus produtos, trata com descaso o fluxo que permite várias melhorias dentro de seus custos e processos. Faz-se vistas grossas para esses recursos que não geram lucros diretos para a empresa e esquece que eles podem gerar muitos prejuízos. Não nos importamos com o que comemos até que nos faça mal. Entre a fome e a compra do alimento é importante saber como foi tratado e feito para evitar problemas. Mas, como não temos tempo ou interesse, vamos contaminando nossos corpos (empresas) com o que nos proporcionamos de ruim.

Fui motivado por um comentário sobre o primeiro artigo a me estender no assunto, pois acredito que essa situação é vivida por muitos em milhares de empresas que não lidam bem com os valores de seus estoques. O comentário expressava que esse profissional trabalha em um grande atacadista de tecidos e ele é responsável pelo controle de estoques que conta com cerca de 5 mil itens. Esse controle é realizado com uma simples calculadora, pois os diretores não investem em tecnologia. Ainda segundo ele, vivem na idade da pedra e conta com a paciência para, um dia, reverter esse quadro.
Em resposta a esse comentário tão atual dentro do processo de armazenagem em milhares de empresas, e não só de pequeno porte, vou pular o trivial queimando algumas etapas que acredito já tentadas por diversos profissionais da área, como: “Seu estoque precisa ser controlado e eu não consigo sem condições de trabalho”; “está dando diferença e vai comprometer as compras e a produção” ou o mais praticado: “Vamos ter que ajustar”.

Partindo direto para o que faz a diferença, vamos falar de números. A Armazenagem e a Expedição lidam com muitos números, como outros setores. No entanto, os números dos estoques, que incluem os produtos acabados, são tratados de uma forma indireta já que eles aparecem nas compras ou no faturamento. Aqui mora o perigo. As perdas e falta de controle aumentam, e muito, os custos de produção. Dessa forma, as vendas vão sendo afetadas e só se percebe nas compras depois de um certo período. Sua empresa já pode estar abarrotada de itens que sua manutenção e produção não darão conta. Dinheiro parado. Diferentemente de um estoque alinhado, esse dinheiro circula dentro da empresa e passa por muitas melhorias devido a um controle eficaz.

Em muitos casos, incluindo o comentado pelo leitor, esse problema é muito mais perigoso para a estrutura financeira da empresa, pois o estoque tende a um momento no mercado, moda ou outro tipo de sazonalidade que traz a obsolescência do estoque através disso ou da falta de controle de circulação por meio de um sistema PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai).

Considero o poder dos números algo surpreendente. Em uma de minhas palestras, exemplifico a importância de R$ 0,01 (Um centavo) em uma conta bem simples: Dê-me um centavo no dia primeiro e dobre o valor acumulado a cada dia e veja quanto estará me dando no dia trinta. Some os valores de todos os dias e verás que em um mês você faliu e eu enriqueci astronomicamente. É preciso dar valor às menores coisas que lhe possa parecer.

Dessa forma, sempre sugiro que transforme o estoque, deficiências, furos, movimentação e outros fatores em números, em R$. Toda gestão, por mais despreparada que seja sempre se sensibiliza quando os argumentos viram moeda. É uma das formas de obter a continuidade acabando com aquela “pausa”, pois agora compras, estoques e vendas falam a mesma língua. Assim, pode-se pensar em melhores equipamentos, treinamento de pessoal e, para outros, sair da calculadora para um sistema informatizado de estoques. Afinal, o mercado está repleto de sistemas com preços acessíveis e muito funcionais de acordo com sua realidade.
Como eu terminei o artigo anterior atentando aos cuidados com a Armazenagem e Expedição, citando que não se morre apenas de infarto, mostre que a dor no bolso da sua empresa incomoda bastante. Não desistam, transformem!