Se a boa logística é fundamental para a permanência das empresas no mercado, imagine quando se tratam de produtos relacionados diretamente à vida das pessoas, como medicamentos, equipamentos e suprimentos hospitalares?
“De nada adiantam todos os processos e controles de qualidade de uma fábrica se o restante da cadeia não toma os mesmos cuidados, comprometendo a qualidade e a integridade dos produtos, com riscos de contaminações, por exemplo”, relata Vitor Tamarozzi, sócio-diretor da Stralog (Fone: 11 4619.2385).
A logística desse setor pode ser dividida em duas grandes áreas, como explica o profissional:
1. Armazenagem: compreende receber, conferir adequadamente (física e qualitativamente), etiquetar ou rotular (por exemplo, itens importados não “tropicalizados”) e estocar respeitando o endereçamento dos produtos de forma que garanta a rastreabilidade de cada lote e sua respectiva data de fabricação e validade. Também envolve os processos de separação, montagem de kits e expedição, de acordo com as características de cada artigo, suas fragilidades ou necessidades especiais de acondicionamento. Nesse processo também está incluído o uso de um bom sistema de gerenciamento de armazenagem, que auxiliará no controle das informações pertinentes a cada processo citado.
2. Distribuição: compreende o transporte dos produtos até hospitais, clínicas, distribuidores, varejistas ou o consumidor final.
Essas áreas podem ser administradas pelos fabricantes/distribuidores de produtos em suas próprias instalações ou eles podem contratar os Operadores Logísticos, que possuem estrutura física para gerenciar todo o processo de armazenagem e distribuir esses suprimentos nos hospitais e clínicas.
Segundo Tamarozzi, uma das vantagens da terceirização é a previsibilidade, tanto com relação aos prazos de atendimento – nos processos de separação, embalagem e entrega – quanto a respeito da acuracidade de estoque. “Trabalhando com empresas especializadas em operações logísticas, é de se esperar melhor controle nos processos e maior previsibilidade nas operações”, expõe.
Custos variáveis também podem ser considerados uma grande vantagem da terceirização. Na maioria dos casos, os custos logísticos de armazenagem – que incluem os processos de movimentação, estocagem e embalagem de materiais – se tornam variáveis, ou seja, paga-se pelo que utiliza, evitando custos fixos ou ociosidade. Os custos que maior representam este ponto são os de infraestrutura de armazenagem, como aluguel, seguro e manutenção; e os de mão de obra, especialmente passivo trabalhista e encargos. “Esta vantagem se aplica principalmente a empresas que estão em rápida expansão ou que possuem uma demanda muito sazonal”, acrescenta.
Outro fator positivo da terceirização é a flexibilidade de crescimento. “O Operador Logístico pode proporcionar a ampliação da operação logística do seu cliente de forma rápida e segura, evitando que ele tenha de investir em espaço, adequação física, compra de equipamentos, contratações e treinamento”, explica o sócio-diretor da Stralog.
Além disso, o Operador Logístico tem conhecimento para assessorar as empresas no controle de estoque, orientando sobre pontos de reposição, políticas de inventário e o momento certo de colocar o pedido em função do lead time de entrega de seus fornecedores. Consequentemente, essa organização resultará em redução do nível de estoque, eventuais perdas por validade ou falta de acuracidade, evitando, ainda, a perda de pedidos por ruptura de estoques.
Desafios
A cadeia logística de produtos para saúde é ampla e repleta de variáveis e exigências, pois envolve produtos que serão utilizados ou consumidos em casos muito especiais. Tamarozzi explica que muitas dessas variáveis fogem do controle de qualquer empresa, como fatores climáticos, condição de estradas e rodovias, além da dependência de muitos órgãos de fiscalização ao mesmo tempo – especialmente em importações.
“Portanto, o que faz a diferença para se ter um bom desempenho logístico é a velocidade de resposta operacional quando alguma dessas variáveis começar a impactar na gestão e metas das empresas. Isso quer dizer que o grande desafio é a rápida tomada de decisão, com informações e ações ágeis, eficientes e seguras para avançar com os negócios mesmo com algum desses imprevistos”, expõe.
Quando se considera a terceirização das operações logísticas, para que o operador consiga tomar decisões rapidamente junto com seu cliente nos casos citados acima, é fundamental que o operador conheça toda a cadeia logística, desde o fabricante até a utilização ou consumo dos produtos que estarão sob sua responsabilidade, sejam equipamentos, descartáveis ou próteses. Assim como entender sobre as políticas de compra, venda, utilização ou consumo de cada produto, e ter um bom relacionamento com todos os players desta cadeia, como hospitais, clínicas, órgãos reguladores e convênios médicos.
Sinergia
A parceria entre Operador Logístico e cliente deve ser baseada em extrema confiança entre ambos. “A responsabilidade se assemelha à de um banco, que administra o dinheiro das pessoas ou empresas. O Operador Logístico, por sua vez, ‘administra’ ou ‘cuida’ do dinheiro dos seus clientes em forma de produto. Se a empresa vende, mas o Operador Logístico não entrega ou entrega errado, a contratante não recebe”, ilustra Tamarozzi.
De acordo com ele, o Operador Logístico deve ser visto como um parceiro estratégico, não somente pela responsabilidade de armazenar e entregar corretamente, mas também por fornecer informações adequadas, rápidas e seguras que proporcionem o suporte necessário para a contratante planejar suas compras, políticas de estoque e campanhas promocionais. Por exemplo, em alguns casos, pode auxiliar no desenvolvimento da embalagem dos produtos para reduzir o volume de estocagem e transporte e, consequentemente, diminuir os custos, sem alterar a imagem ou a integridade do item.
Nos casos de licitações, a flexibilidade operacional oferecida pelo parceiro pode trazer grandes vantagens em redução de gastos e eficiência para atender o cliente final. “Nas situações em que grandes lotes são comprados e vendidos rapidamente, porém, com muita sazonalidade, o custo da infraestrutura aplicada a esta operação será correspondente ou proporcional apenas ao espaço e à equipe utilizados no período exato à sua comercialização, eliminando a necessidade de a empresa manter espaço e equipe que ficarão ociosos quando não houver este tipo de operação comercial”, acrescenta Tamarozzi.
Para o cliente final, ou seja, hospitais e clínicas, o Operador Logístico pode também funcionar como um equalizador de estoques. O sócio-diretor da Stralog diz que os processos de abastecimento das clínicas e hospitais e a utilização dos produtos, para consumo ou aplicação, se assemelham a uma linha de produção gerenciada com a metodologia just-in- time, ou seja, recebe somente o necessário, no momento certo. Dessa forma, evita acúmulos de estoque, proporcionando melhor gestão financeira de capital imobilizado e menor utilização de espaços.
Sobre o “medo” da terceirização, Tamarozzi diz que existem alguns riscos atrelados, porém, tomando os cuidados já expostos e escolhendo o parceiro logístico que tenha estrutura compatível com o tamanho e objetivos da empresa, os benefícios e as oportunidades são muito superiores aos riscos.
“Existem também meios de ‘testar’ a operação terceirizada sem que seja transferido 100% do estoque para o Operador Logístico, realizando e monitorando constantemente os processos e níveis de serviço até que a contratante se sinta confortável e confiante no serviço prestado por seu parceiro”, sugere.
A escolha do parceiro
Para que o fornecedor de suprimentos hospitalares escolha o melhor parceiro, Tamarozzi aconselha certificar-se de que o Operador Logístico:
• Tenha todas as licenças e autorizações obrigatórias para trabalhar no segmento médico-hospitalar (ou produtos para saúde);
• Possua um processo operacional implantado e seguro que garanta a integridade física dos produtos sob sua responsabilidade, assim como rastreabilidade de lotes, validade e demais dados logísticos pertinentes;
• Preze por uma parceria de longo prazo, na qual ambos devem buscar a eficiência da cadeia logística como um todo, com foco na redução de custos e no ganho em qualidade;
• Tenha um bom controle de informações, com respostas ágeis e seguras para tomadas de decisão;
• Monitore e controle seus processos com indicadores de produtividade, desempenho e custos, visando ações para a melhoria contínua da operação.
